Location
Milano | Italy
Job description
Segretaria per Ufficio di Progettazione di Architettura e Ingegneria Internazionale.
Responsabilità:
- Gestione delle Comunicazioni: Coordinare le comunicazioni interne ed esterne, inclusa la gestione delle email, delle chiamate telefoniche e della corrispondenza.
- Pianificazione e Coordinamento degli Incontri: Organizzare riunioni, appuntamenti e conferenze, gestendo gli orari e le prenotazioni delle sale riunioni.
- Supporto Amministrativo: Gestire l'archiviazione dei documenti, preparare report, presentazioni e documentazione per incontri e progetti.
- Gestione dell'Agenda: Mantenere aggiornati gli appuntamenti e le scadenze dei progetti per il team di progettazione, coordinando le attività di routine e le priorità.
- Assistenza ai Viaggi: Organizzare i viaggi di lavoro, compresa la prenotazione di voli, hotel e trasporti, assicurando la massima efficienza e convenienza.
- Coordinazione delle Risorse: Collaborare con altri dipartimenti o team per garantire una comunicazione e un flusso di lavoro efficaci, assicurando che le risorse siano disponibili e utilizzate in modo ottimale.
- Gestione delle Spese: Monitorare e registrare le spese del dipartimento, elaborare report e assistere nella preparazione dei budget.
- Risorse Umane: Assistere nella gestione delle risorse umane, inclusa la preparazione di documenti per assunzioni, congedi e altre questioni relative al personale.
- Risoluzione dei Problemi: Affrontare le sfide operative quotidiane e risolvere i problemi in modo efficace e tempestivo, assicurando che il flusso di lavoro dell'ufficio rimanga efficiente.
- Confidenzialità e Sicurezza: Mantenere la riservatezza delle informazioni sensibili e garantire la sicurezza dei dati e dei documenti dell'ufficio.
Requisiti:
- Esperienza lavorativa di 5-10 anni in ruoli simili, preferibilmente nel settore dell'architettura e dell'ingegneria.
- Eccellenti competenze organizzative, comunicative e amministrative.
- Conoscenza dei processi e delle pratiche standard del settore.
- Capacità di gestire una vasta gamma di responsabilità con attenzione ai dettagli e precisione.
- Abilità nel multitasking e nel lavorare in un ambiente dinamico e collaborativo.
- Diploma di scuola superiore richiesto; laurea o certificazioni pertinenti sono un vantaggio.
Se sei un individuo motivato e orientato ai risultati con le competenze necessarie per questo ruolo, invia il tuo curriculum vitae e una lettera di presentazione
Job tags
Salary
1.000 - 1.500 €/mese
