IAP srl
Location
Conegliano (TV) | Italy
Job description
L’addetto alla segreteria supporta le attivit che si svolgono in ufficio, rappresenta l'azienda e fa sì che gli utenti o i clienti ne abbiano una buona prima impressione. La risorsa si occuper della gestione delle attivit di segreteria ed in particolare di: assistenza all’amministratore delegato , gestione della posta in entrata e uscita, effettuazione di bonifici e pagamenti relativi ai trust, archiviazione documentale, attivit di centralino e filtro chiamate attivit di soft back office, gestione dell’agenda dell’amministratore delegato e logistica trasferte, Si occupa sia di compiti relativi all’organizzazione delle attivit interne (gestione interna), sia di attivit di front-office, ossia di ciò che concerne il contatto e le relazioni coll’esterno (gestione esterna). Le mansioni di back-office, sono: Gestione delle email e della posta cartacea in entrata e in uscita Rispondere al citofono e gestire gli ingressi Rispondere alle telefonate e inoltrarle ai responsabili di reparto o ai propri superiori Organizzazione di riunioni, appuntamenti, conferenze stampa, pranzi con i clienti ed eventuali trasferte del personale o dei dirigenti (prenotazione di biglietti del treno/aereo, hotel, ecc.) Gestione delle comunicazioni e documenti Gestire le comunicazioni, l’agenda e gli impegni del dirigente Redazione di verbali Gestione di archivi di documenti, schedari e catalogazione di bolle e fatture Redazione e revisione di documenti Gestione degli impegni dei dirigenti (soprattutto nel caso si svolga il ruolo di segretaria di direzione, che lavora a stretto contatto con i dirigenti di un’azienda o di un’impresa) Svolge compiti di tipo amministrativo Svolge compiti di tipo commerciale Assistenza e supporto alla propriet Le mansioni di front-office, sono: Accogliere il cliente, l'ospite o il visitatore, rispondendo alle richieste di informazioni secondo gli standard e il regolamento stabilito dalla struttura fornisce indicazioni, accompagna le persone all'interno dell'edificio, nel luogo di destinazione (un ufficio, una stanza, un reparto) Supporta l’attivit dell’ufficio direzionale Predisposizione di comunicazioni e lettere Contratto di lavoro: Tempo pieno Orario: Dal lunedì al venerdì Esperienza: addetta/o alla segreteria: 1 anno (Preferenziale) Lingua: Inglese (Obbligatorio) Ottima conoscenza scritta e parlata .
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