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Location

Paris 13e | France

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Job description

Description

Cécile, Consultante Recrutement chez Job Link (CDI, CDD intérim), recrute pour son client, établissement financier public :

Assistant de direction F/H dans le cadre d'une mission d'intérim de 2 mois à pourvoir dès que possible

Poste basé à Paris 13ème (Gare d'Austerlitz ou M°6 Quai de la Gare ou Chevaleret)

Au sein de la Direction de l'Investissement et plus précisément du département Infrastructures et Mobilité (3 directeurs d'investissement sénior, 6 directeurs d'investissement, 5 responsables d'investissement, 8 chargés d'investissement, 2 membres du pôle Pilotage Stratégique et Financier, une responsable offre et animation de la filière investisseur), vous assurez l'assistanat des membres de l'équipe ainsi que du
directeur du département et de son adjoint.

Vous aurez ainsi pour missions principales :

• Accueil et traitement des contacts extérieurs et internes (téléphone, messagerie électronique, courrier),
• Tenue de l'agenda via Outlook,
• Accueil des visiteurs,
• Mise à jour des contacts dans Outlook,
• Filtrage des lignes téléphoniques directes des membres de l'équipe,
• Contribution à l'organisation de missions/déplacement : recherche d'horaire de vols/trains adéquats, réservation de billets de train/avion, saisie des ordres de mission et notes de frais,
• Contribution à l'organisation de réunions/réceptions : création d'invitations pour des réunions Skype/Teams, réservations de salles de réunion, commandes de plateaux-repas, préparation du matériel nécessaire en salle de réunion et/ou de dossiers papier,
• Traitement du courrier, dispatching, classement, transmission.

Vous pourrez également intervenir en appui et moyens généraux, en lien avec le service Administration Générale :

• Gestion des fournitures, classement,
• Maintenance courante (consommables, bourrages papier) du photocopieur / des imprimantes,
• Commande de cafés, suivi des consommations et maintenance des cafetières,
• Commande des matériels informatiques et téléphoniques (fixes et mobiles) pour les nouveaux arrivants,
• Contribution à la mise à jour au fil de l'eau de l'organigramme du département, de la liste téléphonique et de l'inventaire du matériel informatique, du tableau de suivi des congés.

35H du lundi au vendredi (9h-17h avec 1h de pause). Restaurant d'entreprise. Rémunération à discuter selon profil et expérience : 33 à 38 K Euros brut annuel.

Profil

Diplômé(e) d'un Bac+2 minimum en assistanat (type BTS Assistanat de direction/Secrétariat) , vous justifiez de 3 ans minimum d'expérience réussie à un poste similaire et d'une parfaite maîtrise des outils bureautiques ( pack Office ). 

Votre anglais est opérationnel (accueil téléphonique ponctuel).

Organisé(e) ,  rigoureux(se), réactif(ve), proactif(ve) et polyvalent(e) , vous avez un excellent relationnel , le sens du service et de la confidentialité .

Dynamique et autonome, vous avez le goût du contact et le sens de la gestion des priorités .

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Job tags

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Salary