Assistant de direction APCLD — H/F
Location
Arcueil, Val de Marne | France
Job description
Assistant de direction APCLD — H/F
Rattachée à la Directrice et à la directrice adjointe, l’assistant de direction contribue au bon fonctionnement de l’association par la polyvalence de ses tâches et par la transversalité des dossiers à sa charge : Vie institutionnelle, gestion RH, Logistique, Organisation d’évènement, tâches administratives, comptabilité, assistanat de direction, communication....
PRESENTATION DU POSTE
Relations internes / externes
En interne, l’assistante de direction est en relation avec le Président, les administrateurs, la directrice, la directrice adjointe, l’ensemble de l’équipe et les bénévoles.
En externe, l’assistante de direction est en relation avec les adhérents, donateurs, abonnés, l’expert-comptable, le commissaire aux comptes, organismes de formation, OPCO, les prestataires et fournisseurs.
ACTIVITES PRINCIPALES
Vie institutionnelle
Organisation logistique des instances (CA / AG) : réservation des salles, envoi des convocations, préparation des dossiers, réservation des hôtels et repas le cas échéant
Envoi des procès-verbaux aux membres
Mise à jour des registres
Organisation de la commission des votes et de la commission de surveillance
Participation à l’Assemblée Générale et à toute autre instance à la
demande de la direction ou de la Présidence
Gestion RH
Tenue des dossiers des salariés
Mise à jour de l’outil RH
Gestion des formalités d’embauche
Gestion administrative des salariés :
- Formalités d’embauche,
- Mise à jour du registre du personnel,
- Suivi des absences des salariés (maladie, congés, RTT,.....)
- Elaboration des plannings,
- Préparation et vérification de la paie
- Suivi du plan de développement des compétences
- Liens avec les services de santé au travail
- Mise à jour du DUERP
- Mise à jour et suivi du logiciel RH
Logistique
Gestion des stocks de matériel et fournitures :
- Identification des besoins,
- Préparation des commandes
- Suivi des livraisons et des facturations
Suivi des contrats avec les différents prestataires
Organisation logistique de réunion et réservations diverses
Organisation logistique d’évènements
Organisation des envois en nombre ou autre activités administratives
avec l’équipe de bénévoles
Informatique
Suivi des contrats de maintenance informatique,
Liens avec la société informatique et avec la société du logiciel RH/NDF
Classement des données sur le serveur informatique,
Numérisation et classement des documents importants
Mise à jour du CRM, réalisation d’export
Assistanat de Direction
Réalisation de tâches administratives à la demande de la direction, de la direction adjointe ou de la Présidence (Traitement/ envoi de courriers ou courriels, élaboration de tableaux de suivis, rédaction de
Compte-rendu, de courriers, mise à jour de données, utilisation du CRM, classement, archivage...)
Centralisation et mise à jour des procédures de travail
Suivi de dossiers spécifiques sur demande de la direction, de la Présidence, de la directrice adjointe
Comptabilité
Participe à la coordination des personnes qui interviennent sur la comptabilité : expert comptable, commissaire aux comptes, employée en comptabilité
Communication
Participation au Comité de rédaction
Relecture et mise en forme de documents
Aide logistique au service communication sur l’organisation d’évènements
ACTIVITES PONCTUELLES
Accueil
Participe à l’accueil physique et téléphonique
Enregistrement du courrier
Traitement des demandes d’ASA
Profil:
Conditions
niveau Bac +3
Temps plein
EXIGENCES DU POSTE
Les savoirs
Connaissance de l’association et de ses missions,
Connaissance de l’outil informatique,
Connaissance de la gestion RH
Bon niveau rédactionnel
Connaissances juridiques RH et associatives.
Les « savoir-faire »
Capacité d’organisation et de gestion du temps et des priorités
Rigueur,
Réactivité
Les comportements professionnels
Discrétion
Respect de la confidentialité,
Être force de proposition,
Travail en équipe
Adaptation aux différents interlocuteurs.
APCLD
APCLD RECRUTE
Arcueil
niveau Bac +3
Débutant (moins de 2 ans), Expérimenté (2 à 5 ans)
CDI
Secrétaire / secrétaire de direction
Job tags
Salary
