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Location

Bobigny, 93000 | France

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Job description

Assurer la permanence téléphonique et l'accueil physique des visiteur.se.s pour le compte des différents bureaux en délivrant un premier niveau d'information ;

Effectuer la mise en forme des documents administratifs (notes et courriers divers) des différents bureaux et assurer pour les bureaux la gestion de la chaîne des parapheurs et du courrier papier et dématérialisée (orientation, traitement)

Gérer l'organisation logistique des réunions et rédiger des comptes rendus ;Intervenir en amont (pré-constitution du dossier) et en aval (prétraitement des factures) de la gestion des dossiers d'accidents d'AT / MP

Prendre part à des tâches annexes en fonction des besoins et de l'actualité du service, et être le relai du ou de la référent.e en charge des archives de la DRH pour l'extraction des documents demandés par les différents bureaux
Accueillir téléphoniquement ou physiquement les personnes, prendre les messages et les transmettre aux personnes concernées, renseigner.

Prendre en charge la gestion des agendas des chefs de service de la direction

Organiser la réception, l'orientation et le suivi du courrier entrée et départ du service achats publics.

Organiser et gérer l'activité courante : courrier, circuit de signature, organiser des réunions (réservation salle, convocation, PV) et préparer les dossiers préparatoires, organiser le suivi des absences et gérer les plannings, mettre en forme des documents.

Rechercher, vérifier, saisir des données, centraliser l'information dans le cadre d'une veille juridique pour transmettre l'information.

Contrôler la bonne complétude des tableaux d'activité et de procédures.

Prendre des notes en réunion, rédiger des projets de compte-rendu et des notes ou courriers simples.

Passer les commandes de fournitures, papier, matérielPiloter et suivre le budget de la direction.

Piloter l'organisation des formations que la direction de la commande et de l'achat public dispense aux autres directions.

Mettre à jour les bases de données Fournisseurs et organiser les rencontres.

Fournisseurs avec les autres directions du Département. Expérience (s) professionnelle(s) sur un poste similaire : Souhaitée(s)

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Job tags

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Salary