Gestionnaire Administratif et de Projet H/F
Location
Bruges, Gironde | France
Job description
La ville de Bruges est une des 28 communes de Bordeaux Métropole. Voisine de Bordeaux, située aux portes du Médoc et à moins d'une heure des plages girondines, elle se distingue par sa localisation, la qualité de vie, son haut niveau de services publics, ses nombreux équipements publics (crèches, écoles, installations sportives et culturelles, tramway, gare TER) et ses espaces naturels (réserve nationale, parcs, lac de Bordeaux).
Territoire attractif, la ville de Bruges attire chaque année de nombreuses entreprises et de nouveaux habitants qui viennent y chercher un certain cadre de vie et une ville à taille humaine.
Le dynamisme du territoire et l'ambition portée par la Ville se traduisent par de nombreux projets municipaux d'envergure avec notamment : construction d'un centre aqualudique, d'un gymnase, requalification d'une partie du centre-ville, des opérations d'aménagement majeures
Dans ce cadre, la Ville de Bruges souhaite recruter un/une gestionnaire administratif et de projet au sein de la Direction Générale des Services.
En tant que gestionnaire administratif et de projet au sein de la Direction Générale des Services, vous assurez la gestion des instances de gouvernance, le secrétariat général et la gestion projet au sein d'une équipe dédiée aux projets majeurs de la collectivité.
Vous contribuez ainsi à l'efficacité du pilotage des politiques publiques et des projets structurants.
Vous apportez l'assistance nécessaire à la Direction Générale des Services et à l'exécutif de la collectivité. Vous avez un rôle d'interface majeure au sein de l'administration municipale.
L'ensemble des activités présentées ci-dessous constitue une fiche d'attendus du poste. Les missions sont réparties en fonction du plan de charges de chaque gestionnaire.
Gestion de projet par portefeuille :
Chaque gestionnaire dispose d'un portefeuille projets. Il contribue à la bonne conduite des projets en appui du chef projet désigné principalement au sein de l'équipe de direction de la collectivité.
Les missions ci-dessous listées sont adaptées en fonction de chaque projet.
- Accompagnement chef de projet (organisation et gestion générale du projet, sourcing et benchmarking, mission d'alerte auprès du chef projet)
- Suivi des mises en concurrence liées au projet
- Préparation et suivi des projets (comités de pilotage, comités techniques, réunions, PV, CR)
- Gestion et suivi des recherches de financement pour chacun des projets
- Traitement des correspondances associées
- Gestion des concertations (planification, proposition de méthode et de périmètre, organisation, etc)
- Evaluation des projets (proposition des indicateurs, recueil de données, suivi, établissement des bilans)
Secrétariat général et gestion des instances de gouvernance :
Le secrétariat général et la gestion des instances de gouvernance comprend 4 domaines d'activités.
Une répartition des activités est effectuée au sein de l'équipe et le gestionnaire est soit référent soit en appui du référent.
Secrétariat de la Direction Générale des Services (DGS et DGA) :
- Standard téléphonique
- Gestion des agendas
- Gestion et suivi des courriers et des demandes stratégiques
- Secrétariat pour le DGS et les DGA
Participation au pilotage de la Direction Générale des Services
- Mise en place et mise à jour des outils de pilotage de la Direction Générale des Services (planification, programmation, etc)
- Gestion de la revue de projet
- Veille sur les sujets et domaines stratégiques
Gestion des instances rattachées à la Direction Générale des Services
Gestion du conseil municipal :
- Proposition de programmation annuelle des séances
- Préparation du rétroplanning de procédure pour chaque séance et commissions
- Gestion de l'ordre du jour et préparation de l'envoi du dossier et de la convocation
- Préparation de la séance (gestion des pouvoirs et des absences, supervision de la salle)
- Participation à la séance, le cas échéant
- Gestion des suites de la séance (CR, PV, délibérations, transmission contrôle de légalité, retours aux services)
Gestion des autres instances de gouvernance (commissions municipales, réunions élus, comité de direction réunions équipe de direction, réunions chefs de service) :
- Planification
- Gestion des ordres du jour glissants (en lien notamment avec la gestion projet)
- Elaboration des ordres du jour et envoi des dossiers
- Gestion de la préparation de l'instance
- Compte-rendu, suivi des arbitrages et d'exécution
- Suivi des instances métropolitaines : veille concernant les ordres du jour et comptes rendus
Suivi des demandes en lien avec la Gestion Relation Usagers :
- Réception, tri et enregistrement du courrier en lien avec les flux
- Qualification des demandes en lien avec le bureau du courrier et suivi
- Orientation des demandes
- Traitement du courrier stratégique et/ou du courrier lié à un portefeuille projet
- Contrôle charte qualité / charte graphique
Vous exercez des missions sous l'autorité hiérarchique du Directeur Général des Services et en lien étroit avec l'équipe de direction composée des Directrices Générales Adjointes et des directeurs de pôle.
Vous appartenez à une équipe de 3 personnes positionnées sur les missions et activités précitées.
Conditions d'exercice :
- Travail en bureau,
- Rythme de travail souple nécessitant de la réactivité et de la disponibilité,
- Discrétion professionnelle, devoir de réserve et de confidentialité.
- 38 heures par semaine
- Télétravail : possibilité de télétravail - Savoirs :
- Environnement juridique général des collectivités
- Méthodologie de projet
- Savoirs être :
- Adaptation et réactivité
- Qualités d'anticipation et esprit d'initiative,
- Discrétion et capacité de discernement au regard du poste au sein de la Direction Générale des Services
- Savoirs faire :
- Maîtrise des outils informatiques, et bureautiques
- Capacité de créer des présentations et des outils de pilotage et de suivi
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Salary
