Région Bretagne
Location
Centre | France
Job description
Contexte
Raison d’être du poste :
La Direction de la culture et des pratiques culturelles est composée de trois services : le service de la coordination administrative et du Conseil Culturel (SCACC), le service images et industries de la création (SIMAG) et le service arts et développement territorial (SADT).
Elle a pour objectifs de mettre en œuvre les orientations de la politique culturelle adoptées par l’assemblée régionale :
• assurer par la mise en œuvre de soutiens financiers et organisationnels le développement cohérent de projets artistiques et culturels sur l’ensemble du territoire régional
• accompagner le développement des pratiques artistiques et culturelles dans leur diversité en Bretagne
• contribuer à la structuration de ces activités bénévoles et professionnelles
• renforcer la place de la culture dans les stratégies régionales
Dans ce cadre, l’Assistant-e de Direction est chargé-e d’assurer le secrétariat du Directeur et de l’assister dans la gestion et l’organisation administrative de la direction. Il-elle assure l’interface entre le Directeur, ses collaborateur-trice-s, et les partenaires internes et externes. Il-elle participe au suivi de l’activité et des projets de la direction.
MissionsACTIVITES DU POSTE :
Missions régulières :
> Assurer le secrétariat du directeur et de son adjoint
* Assurer la planification et la logistique des réunions et des déplacements
* Prendre des rendez-vous et tenir à jour les agendas
* Proposer, rédiger et mettre en forme des courriers, notes, documents divers et en assurer le suivi
* Prendre des notes et rédiger des comptes-rendus de réunion
> Coordonner l’accueil et le courrier de la direction
* Assurer l’accueil téléphonique, orienter les interlocuteurs si besoin
* Gérer le courrier entrant-sortant et le courrier électronique sur les boîtes mails génériques
> Participer à l’organisation administrative de la direction
* Participer à l’élaboration de procédures internes (procédures, documents types…)
* Centraliser et diffuser les informations dans les directions et services
* Organiser en dialogue avec les services de la direction les suppléances en cas d’absence des autres assistant.e.s
* Animer des temps d’échanges entre assistant.e.s au sein de la direction (échange de pratiques…)
* Assurer le suivi des notes à destination du Président et des élu.e.s (mise à jour chrono, transmission)
* Préparer l’accueil des nouveaux arrivants
* Organiser et gérer les stocks de fournitures, matériels ou produits et suivre les commandes
* Suivre les budgets restauration et fournitures de la direction
* Organiser le classement et l’archivage de dossiers
> Assurer le secrétariat de la Commission Culture et Sport
* Organiser les réunions (planification, invitation, réservation de salles, organisation des réunions délocalisées, prise de contacts avec les personnes auditionnées…)
* Participer aux réunions préparatoires avec le Cabinet et le SA
* Préparer les documents à l’attention de la Présidente de commission et des élus.
* Participer aux réunions, prendre des notes et rédiger les comptes rendus.
Missions occasionnelles :
> Secrétariat des services en l’absence des secrétaires
> Envoi des invitations aux réunions du 3CB et suivi des inscriptions
> Préparation de manifestations ponctuelles
> Secrétariat de groupes de travail ponctuels
Les missions sont susceptibles d’évoluer au regard des conclusions du projet de direction en cours d’élaboration.
ENVIRONNEMENT DU POSTE
RELATIONS HIERARCHIQUES
– L’agent dépend directement (n + 1) : Directeur
– L’agent encadre directement (n-1) : sans objet
RELATIONS FONCTIONNELLES
– Au sein de la Direction :
> Ensemble des agents de la direction de la culture et plus particulièrement les chefs de service et les autres secrétaires de la Direction
– Au sein de la collectivité :
> Ensemble des Directions fonctionnelles (cellule courrier, reprographie, logistique, secrétariat de l’exécutif, secrétariats des autres directions, …)
– Partenaires extérieurs :
> Autres collectivités, services et établissements publics de l’État, Associations
Lieu de travail : Rennes – site d’Atalante
Horaires et temps de travail : Temps complet
Métier éligible au télétravail : oui
Contraintes spécifiques : sans objet
Éléments de rémunération :
Groupe de fonctions : GF10
Poste ouvert au versement du complément IFSE : Non
Poste ouvert au versement de la NBI : Non
COMPETENCES REQUISES :
Savoir-être :
Être diplomate, disponible et à l’écoute
Avoir de bonnes qualités relationnelles
Savoir prendre des initiatives, être autonome et réactif dans le cadre des responsabilités confiées
Savoir rendre compte
Savoir respecter les délais
Etre discret et respecter la confidentialité des informations
Etre rigoureux
Savoir-faire :
Maîtriser les logiciels de bureautiques et les techniques de secrétariat
Maîtrise des outils de visio conférence
Maîtrise des outils métiers : Déplacements, KDS, Compétences, Amzer, Cervoprint…
Connaissance des logiciels de gestion de dossiers : Progos, Aiden
Posséder le sens de l’organisation et de la méthode
Etre concis et synthétique à l’oral et à l’écrit
Connaître les circuits décisionnels et administratifs de la collectivité
Etre sensibilisé-e aux problématiques culturelles
#J-18808-LjbffrJob tags
Salary
