---

---

Location

Jouy en Josas, Yvelines | France

---

Job description

Specialized in education and research in management, HEC Paris Business School offers a complete and unique range of educational programs for the leaders of tomorrow : Masters Programs, MBA, PhD, HEC Executive MBA, TRIUM Global Executive MBA and Executive Education open-enrolment and custom programs. Founded in 1881 by the Paris Chamber of Commerce and Industry and founding member of ParisTech, HEC Paris has a permanent faculty of 115 professors, more than 4, 000 students and over 8, 500 managers and executives in training every year.

Visit our website :
HEC Paris est leader en matière de recherche et d'enseignement en sciences du management. Avoir de l'impact, non seulement sur le business mais sur la société au sens large, est la vocation première d'HEC Paris. Pour y parvenir, notre école dispose de trois atouts inestimables, qui sont aussi les piliers de son excellence : sa recherche, son enseignement et sa capacité d'action. Le triptyque THINK, TEACH, ACT est inscrit au coeur de la mission d'HEC.

Depuis 140 ans, la communauté HEC Paris s'unit autour de cinq valeurs fondamentales et partagées : l'excellence, la curiosité, l'esprit entrepreneurial, la responsabilité et la diversité.

L'équipe académique accompagne le participant depuis son « on boarding » académique, en amont de son arrivée sur le campus et jusqu'à l'obtention de son diplôme.

Ce poste est rattaché à la Directrice Associée - EMBA, dans le pôle MBAs d'HEC Paris, vous avez la charge de :

Communiquer auprès des participants, des professeurs et de l'équipe académique :
- En amont, contribuer à la création et à l'alimentation d'un plan clair de communication avec les participants, cohérent avec l'ensemble des tracks (cf. process communication aux admis).
- Dans la mise oeuvre du programme, assurer la communication avec les participants - assurer que toute communication soit envoyée en avance et jamais en moins de 72h avant le début des sessions.
- En continu et en coordination avec la Directrice associée, garantir l'interface avec l'équipe MBA sur différents aspects (académique, carrière, vie sur le campus, Leadership etc.).

Préparer et mettre en oeuvre le programme en interface avec les participants et les professeurs
- Centraliser toutes les informations liées à la livraison des cours.
- Être l'interlocuteur privilégié des intervenants pour l'organisation de leurs sessions de cours en présentiel ou online avant le début de chaque session, et ponctuellement lors des repas ou d'événements spécifiques.
- Suivre les participants en mobilité et en rattrapage sur d'autres programmes.
- Vérifier les heures pédagogiques effectuées pour le track en coordination avec les Chargé(e) de programme (PO : Program officer) et transmettre les éléments via Sharepad aux Directrices associées pour mise en paiement mensuel.

Contribuer à l'amélioration continue du programme et de sa mise en oeuvre
- Être force de proposition pour améliorer/optimiser l'utilisation des outils digitaux.
- Synthétiser et contextualiser les retours des participants - reporting et surveys uniquement via AirTable.

Contribuer au suivi et à l'équilibre budgétaire du track
- Suivre le budget et veiller à la maîtrise des coûts académiques (prof, études de cas, repas pendant le delivery des tracks). Reporting mensuel de l'état du budget vers la Directrice Associée.
- Garantir le respect du processus de demande d'achat.

En coordination avec le/la Chargé(e) de programme (PO) :
- Suivre et si besoin soutenir le PO dans les tâches de la gestion administrative des programmes, notamment la gestion dans les systèmes d'information Sharepad, Blackboard, etc. (fiches participants, notations, etc.).
- Organiser et coordonner le présentiel nécessaire à l'encadrement des flux participants entre l'amphithéâtre, les salles de réunions, les déjeuners et les pauses y compris certains samedis tout en respectant le volume horaire légal.
- Vérifier la publication de l'ensemble des informations, supports et documents pédagogiques sur les outils digitaux, i.e. Blackboard et l'intranet de l'Executive MBA, selon les besoins.
- Préparer les documents nécessaires à la commission de diplôme.
- Suivre la livraison des cours en coordination avec les professeurs et les PO.
- Gérer les aléas et éventuelles crises en coordination avec les PO. De formation supérieure, vous justifiez d'une expérience professionnelle significative dans la relation client et l'organisation d'événements.

Vous disposez de qualités relationnelles et organisationnelles et vous avez travaillé dans un environnement multiculturel et international.

Vous avez le sens des responsabilités et faite preuve d'anticipation. Vous êtes autonome, rigoureux/se, bienveillant(e) et avez la capacité à convaincre et à mobiliser.

Vous maitrisez les outils bureautiques et parlez Anglais couramment (niveau C2 minimum), la maîtrise d'une autre langue est un atout.

HEC Paris est engagé dans la lutte contre les discriminations. Ainsi, nous recrutons exclusivement sur la base des compétences professionnelles.

---

Job tags

---

---

Salary