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Location

Auray, Morbihan | France

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Job description

Agglomération de près de 90 000 habitants, au sein d'un territoire de 24 communes

conjuguant des défis ruraux, urbains et littoraux, Auray Quiberon Terre Atlantique

est au coeur des projets qui construisent le quotidien de ses habitants.

Attractive, dynamique et ambitieuse, elle porte sur son territoire de multiples missions : aménagement, habitat, développement économique, culture, sports, tourisme, solidarités, petite enfance, jeunesse, mobilités, cycle de l'eau, gestion des déchets

L'intercommunalité s'inscrit dans une dynamique de développement majeur pour :
- Soutenir l'économie au plus près des acteurs
- Préserver l'environnement et valoriser les ressources
- Aménager le territoire en veillant aux équilibres
- Capitaliser sur la qualité de vie, le bien-être et les liens sociaux
- Mobiliser les ressources au service d'une action publique efficace

Au sein de la direction du cycle de l'eau (environ 40 collaborateurs), rattaché/e au service exploitations et contrôles, le/la gestionnaire administratif(ve) en accueil niveau 2, recueille et assure le traitement (gestion, instruction, suivi facturation, courriers) des demandes administratives diverses du service exploitation/contrôles, dans les domaines de l'assainissement collectif (AC) et non collectif (ANC)

Il/elle assure les missions d'accueil physique et téléphonique de second niveau auprès des interlocuteurs (téléphonique, électronique, physique) et contribue à véhiculer l'image de la collectivité, en lien étroit avec le binôme de gestionnaires positionné/es en accueil niveau 1.
* Gestion des demandes IDS (AC et ANC)
- Instruire les demandes IDS en consultant les logiciels métier et en respectant les procédures internes
- Travailler en collaboration avec les techniciens travaux et les techniciens contrôles ANC pour les dossiers complexes

* Gestion de la Participation au Financement de l'Assainissement Collectif (PFAC)
- Préparer les listings des usagers redevables d'une PFAC
- Instruire les dossiers PFAC
- Générer la facturation de la PFAC et traiter les courriers et annulations de factures associés

* Suivi des non conformes/absences/refus/reports abusifs (courriers pénalités et préfet)
- Recenser les usagers devant faire l'objet d'une pénalité financière et appliquer la procédure adéquate (procédure faisant l'objet d'une délibération - relances par courriers en recommandé)
- Travailler en collaboration avec les concessionnaires pour l'application des pénalités AC
- Générer la facturation des pénalités et traiter les courriers et annulations de factures associés

* Suivi des zones à enjeux sanitaires
- Etablir la listes des usagers impactés par les zones à enjeux sanitaires
- Travailler en collaboration avec les contrôleurs et techniciens pour les éléments techniques
- Adresser des courriers aux usagers impactés

* Gestion de la base de données
- Assurer la mise à jour administrative des bases de données en fonction des informations recueillies auprès des usagers ou des partenaires publics ou privés

* Suivi des abonnés AC/ANC
- S'assurer de la prise en compte des changements de statuts des abonnés, en lien avec les concessionnaires, notamment en cas d'extension du réseau d'eaux usées, d'échéance de dérogation

* Accueil téléphonique et physique de la Direction du Cycle de l'Eau - en cas d'indisponibilité du binôme accueil niveau 1 (absent, déjà en ligne, en RDV)
- Assurer l'accueil téléphonique et physique
- Recevoir, émettre, traiter et filtrer les appels téléphoniques (renseignement, primo renseignement, orientation vers le bon interlocuteur)
- Prioriser et traiter les réponses en simultanée ou en différé (téléphone, courriel)
- Orienter vers le bon interlocuteur, recueillir et transmettre les messages le cas échéant

* Gestion des plannings des contrôleurs et des techniciens du service- en cas d'indisponibilité du binôme accueil niveau 1 (absent, déjà en ligne, en RDV)
- Prendre les RDV pour les différents types de contrôles (ventes AC et ANC, campagnes AC, contre-visites AC et ANC, conception et réalisation, visites de fonctionnement, visites conseil)
- Assurer le suivi des modifications de RDV (annulation, report, absences)
- Renseigner les éléments dans les plannings des agents concernés et dans les tableaux de bords et le logiciel métier

* Missions transversales
- Participer aux réunions de service au sein de la Direction

Activités complémentaires :

Gestion du courrier et facturation liée aux contrôles en appui aux gestionnaires accueil 1/suivi des programmes d'aides financières (AC et ANC) en soutien de la gestionnaire financière et contrat/Participation à la rédaction du Rapport sur le Prix et la Qualité du Service (RPQS)

Conditions d'exercice :

Cycle de travail 39h avec RTT

Régime indemnitaire (RIFSEEP mensuel et CIA) + NBI 10 pts

Prise en charge à 75 % des frais de transport public et forfait mobilité durable

Association sportive et loisirs en interne

Télétravail / Tickets resto / CNAS

Sujétions particulières : Congés annuels et absences conditionnés (planning, binôme continuité de service)

Bureau partagé

Contact avec le public externe (possibilité situations délicates, public difficile) Connaissances/Savoirs :

Connaissances du fonctionnement des collectivités territoriales et de son environnement territorial (élus, acteurs institutionnels et partenaires) - Connaissance de l'organisation, du contexte et de l'actualité de la collectivité - Connaissance de base en comptabilité - Règles de l'expression orale et écrite - Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire - Sensibilisation aux missions dans le domaine de l'eau

Professionnelles/techniques :

Aptitude à gérer l'information, écrite et orale, avec compétence et fiabilité, en utilisant les technologies et les procédures appropriées - Maîtrise des outils informatiques et aptitude à travailler sur des logiciels métiers - Maîtrise des techniques d'accueil, de secrétariat et de rédaction administrative - Tableaux de bord et outils de planification - Standard téléphonique

Relationnelles/posture : Sens de l'organisation et capacité à prioriser ses interventions et activités - Capacités à gérer les urgences - Très fortes qualités relationnelles (contact, écoute, pédagogie et adaptation à l'interlocuteur) - Capacité à rendre compte et transmettre des informations - Capacité à travailler en transversalité, esprit d'équipe - Fortes capacités d'adaptation et polyvalence - Gestion du stress et maîtrise de soi - Rigueur, méthode dans la pratique professionnelle - Discrétion - Autonomie - Disponibilité - Sens du service public

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Job tags

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Salary