INRIA Bordeaux Sud-Ouest
Location
Gironde (33) | France
Job description
Mission confiée
Au sein des équipes de recherche (Inria ou équipe mixte), l’Assistant(e) d'équipes de recherche assure un rôle d’interface de proximité entre les équipes de recherche et les services partenaires. Elle (il) facilite le fonctionnement et les activités de l’équipe. Elle (il) apporte conseil et aide à la gestion dans les domaines budgétaire, financier, RH, communication et affaires générales, en garantissant le respect des procédures.
Principales activités
Coordination administrative de l’équipe
Planifier et organiser les activités administratives
Assurer le suivi de l’activité et autres reportings
Garantir la bonne application des procédures
Participer à l’analyse et l’anticipation des risques éventuels des projets de recherche
Contribuer à la qualité et au respect des délais
Gérer les aléas et les priorités
Assistance aux équipes
Favoriser les échanges avec les agents des autres services d’Inria et des services partenaires
Aider et conseiller les chercheurs sur les procédures à mettre en oeuvre
Apporter des solutions adaptées aux demandes spécifiques des chercheurs
Assister les chercheurs dans leurs activités transverses Accompagner les chercheurs pour la prise en main des différents outils
Gestion RH
Initier les dossiers des personnels non permanents rémunérés et non rémunérés
Constituer et gérer les dossiers de recrutement des stagiaires gratifiés
Constituer et suivre les dossiers des personnels partenaires (non rémunérés Inria)
Préparer l'arrivée et l’intégration des nouveaux entrants
Informer et orienter les personnels de l'équipe dans leurs démarches RH
Initier les demandes d’autorisation FSD et en assurer le suivi pour les équipes concernées
Gestion budgétaire, financière et contractuelle
Assurer le suivi des différents budgets alloués et réaliser des états à date du budget
Analyser les données budgétaires, alerter et contribuer à trouver des solutions
Participer aux réunions budgétaires de l’équipe
Contrôler et valider les déplacements des membres des équipes
Organiser les déplacements des invités
Etablir les demandes d’achat et assurer le service fait
Accompagner les chercheurs dans le montage des contrats de recherche
Communication, relations extérieures et évènementiel
Renseigner et orienter les différents interlocuteurs (internes et partenaires extérieurs)
Assurer l’interface et faciliter les relations professionnelles entre les équipes, les différents services et les différents acteurs sociaux
Contribuer aux actions de communication de l’équipe de recherche (symposium, conférences, workshops…)
Organiser et/ou participer à différents évènements scientifiques internes ou externes
Mettre à jour les sites Web et intranet
Savoir
Connaître l’organisation et l’environnement de la recherche
Connaître les différents statuts des personnels
Connaître les procédures applicables
Connaître les règles budgétaires et les différents financements de la recherche
Connaitre les spécificités des contrats de recherche nationaux et internationaux
Savoir-faire
Maitriser les outils de bureautique et les outils spécifiques de gestion
Savoir planifier et respecter les délais
Savoir évaluer et hiérarchiser les besoins et les priorités
Travailler en équipe
Savoir rédiger (notes, comptes-rendus, courrier)
Maitriser l’anglais écrit et oral
Savoir relayer les informations aux équipes
Savoir-être
Faire preuve d’écoute et de sens du service
Savoir s’adapter aux différents interlocuteurs et situations
Faire preuve d’autonomie, de proactivité et de réactivité
Savoir mettre en oeuvre une communication adaptée aux interlocuteurs
Savoir respecter la confidentialité
Job tags
Salary
