---

---

Location

Le Tampon | France

---

Job description

L'assistant(e) de direction apporte une aide permanente au directeur/trice de service en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.
Organisation de l'agenda du directeur de service

* Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités

* Rappeler des informations importantes et transmettre des messages

* Organiser les déplacements

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique

* Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers

* Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers

* Organiser le classement et l'archivage des dossiers

Suivi des projets et activités de la direction

* Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat

* Suivre l'exécution budgétaire du service

* Renseigner des tableaux de suivi des activités du service

Accueil téléphonique et physique au secrétariat

* Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent

* Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur

* Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques

Organisation et planification des réunions

* Rédiger les ordres du jour en concertation avec le directeur

* Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions

* Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus

Assistance administrative RH et financière

* Gère le courrier arrivé / départ des

* Gère les parapheurs arrivé / départ

* Assure la liaison et la transmission des absences (congés, mission) à la Direction des Ressources Humaines

* Suivi des éléments comptables (factures, BC)

MISSIONS CONNEXES

Assistance financière :

* Gestion des recettes liées aux services (redevances, subventions, titres

* Gérer et suivre la perception des recettes

Organise et assure les procédures de recouvrement des redevances PFAC, PFB

* Assure la liaison et la transmission des documents avec le service des Finances et le Trésor Public, le CAS

* Assurer l'établissement des états de dépenses et les documents financiers correspondant

* Organiser les réunions de travail avec les partenaires

* Rédiger et diffuser les comptes rendus et procès-verbaux de réunions SAVOIRS
- Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
- Fonctionnement des services de la collectivité
- Règles de l'expression orale et écrite de qualité
- Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)
- Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
- Fonctionnement de l'internet et de l'intranet
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi
- Standard téléphonique, annuaire internet
- Annuaire de la collectivité et des partenaires
- Principes rédactionnels de la note de synthèse
- Principes rédactionnels du compte rendu
- Etre capable de distinguer les urgences

SAVOIR-ETRE
- Sens de la communication et du relationnel
- Discrétion et diplomatie
- Rigueur et sens de l'organisation
- Diplomatie
- Sens de l'anticipation et réactivité

CONNAISSANCE
- Connaissance de l'environnement territorial
- Organisation, contexte et enjeu de la collectivité ou de l'établissement public
- Missions du service public

Bac +2 en gestion administration

Expérience de 2 ans exigée

---

Job tags

---

---

Salary