Assistant de Gestion (h/f)
Location
Écully, Rhône | France
Job description
ADECCO FRANCE recherche pour l'un de ses clients basé sur Ecully, un assistant facility management H/F.
Vous accompagnez les responsable de tous les magasins dans le suivi de gestion administratif et vos missions sont les suivantes :
- Assurer la mise en place, le suivi et la continuité de fonctionnement pour les différentes infrastructures des magasins physiques (existants ou ouvertures) en lien avec les Responsables Magasins, les Responsables Réseau Retail (RRR), le Business Développeur et les services internes.
- Accompagner les magasins dans la résolution des problèmes d’exploitation au quotidien pour leur permettre d’être totalement dédiés à la vente et à la satisfaction des clients en magasins.
- Exploitation des magasins existants : Saisir les Demandes d’Achat et valider les factures loyers et charges dans le cadre de baux, en lien avec l’équipe Controlling et le Business Développeur,
- Faire appliquer et évoluer (si besoin est) les contrats d’exploitation (maintenance, rapports externes de conformité d’exploitation type Véritas, assurances, sinistres), en lien avec l’équipe Achats ou les métiers concernés si nécessaire, et avec accord de la Direction Retailing.
- Saisir les Demandes d’Achat et contrôler les factures y afférent, Faire les déclarations administratives nécessaires (SACEM, vidéo-surveillance…),
- Valider le paiement des dépenses de fournitures de bureaux et d’EPI (équipements de protection individuelle) des équipes magasins et rôle d’alerte sur la consommation, dans le budget imparti,
- Commander et suivre les demandes d’équipements spécifiques en lien avec les RRR, l’équipe RH… (si demande hors contrats),
- Rôle d’alerte sur consommations réelles au-dessus du budget, sur la base du budget et en lien avec l’équipe Controlling.
- Exploitation dans le cadre des ouvertures / « relifts » de magasins : Mettre en place les contrats d’exploitation (ouverture de compteurs, maintenance, rapport externe de conformité d’exploitation type Véritas, assurances, gestion des déchets, climatisation…) et les déclarations administratives nécessaires (KBIS, INSEE, SACEM, vidéo surveillance...), sur la base d’un rétroplanning en lien avec l’équipe support GSR – en particulier le Business Développeur, les partenaires externes et l’équipe Achats interne, Préparer les éléments nécessaires à la prise de coque magasin (création compte fournisseur, chèque honoraires, dépôt de garantie, caution, délégation…) en lien avec les équipes internes (comptabilité…)
- Commander et faire livrer les EPI et fournitures pour les équipes magasins,
- Ouvrir les comptes sur les outils informatiques internes (Egencia, Resacar...) des nouveaux collaborateurs magasins,
- Saisir les Demandes d’Achats / facturations afférents au nouveau magasin (loyers et délais de paiement, contribution bailleur…)
- Pilotage de l’organisation administrative de GSR : Faire et organiser le classement papier / informatique des documents clés (baux, contrats, assurances…) pour assurer la traçabilité,
- Réaliser les réservations transports et notes de frais pour les nouveaux arrivants dont les comptes internes ne sont pas encore créés,
- Distribuer le courrier à l’Equipe Centrale GSR,
Niveau de minimum souhaité : études supérieures Bac +2, par exemple Assistant de gestion PME / PMI une expérience dans le domaine du Retail est un plus. Expérience en pilotage de gestion administrative. Qualités requises : Aisance et attrait pour les chiffres Gestion des priorités, organisation, rigueur, tenue des timings, Grande réactivité et sens du service Bon relationnel, bonne expression orale et écrite
Capacité à s’appuyer sur des métiers tiers pour traiter les différents sujets
Salaire : de 2000 à 2300€ BRUT + 13ème mois et Prime vacances au prorata du temps de présence
Job tags
Salary
