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Location

Suresnes, Hauts de Seine | France

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Job description

À propos de nous L'Hôpital Foch est un établissement privé d'intérêt collectif participant au service public hospitalier de référence dans l'Ouest de l'Ile de France, disposant d'un plateau technique complet et innovant Mission Assiste administrativement l'équipe formation dans l'organisation et l'administration des formations mise en place pour le personnel salarié non médical et médical de l'Hôpital Foch Profil Organisation matérielle et logistique de la formation

• Suit, met à jour les tableaux de bord liés à l'organisation logistique des formations et en particulier le planning des formations
• Prépare et met en place les formations réalisées en intra (réservation des salles, élaboration et envoi des convocations, feuille d'émargement, feuille d'évaluation, supports, contremarque, installation de la signalétique…)
• Effectue les commandes et gère les stocks des consommables utilisés en formation
• Accueille les stagiaires en formation
• Range les salles de formation à la fin des formations

Administration de la formation

• Sur la base des demandes de formation formalisées et validées par les managers, réalise les inscriptions des actions de formation collectives et individuelles en intra, comme en inter
• Constitue les dossiers administratifs des actions de formation en réunissant les pièces de chaque dossier de formation (inscription, convention de formation, devis, facture, bon de commande, émargement, attestation de fin de formation…) et effectue les saisies dans le logiciel RH au fur et à mesure des réalisations
• Edite les attestations des formations internes et les transmets aux participants
• Elabore des reportings sur mesure en fonction des besoins, en particulier sur le suivi des e-learning

Suivi comptable de la formation

• Etablit les bons de commande, réceptionne les factures dans le logiciel comptable et transmet à la comptabilité les pièces du dossier pour la mise au paiement et version électronique (dossier partagé),
• Réclame les pièces aux fournisseurs (devis/convention de formation, factures, attestations de réalisation, RIB, attestation IBAN, certification Qualiopi, Déclaration d'activité OF…)
• Demande la création, ou mise à jour des fiches fournisseurs, en transmettant les pièces attendues à la comptabilité fournisseurs
• Relance les organismes dont les pièces transmises ne sont pas conformes ou non existantes
• Répond aux fournisseurs qui font des relances factures, en vérifiant le statut des factures en souffrances et en les mettant en relation avec la comptabilité fournisseur
• Effectue les demandes de prise en charge et les demandes de remboursement auprès des organismes institutionnels (OPCO Santé, Transitions pro Ile de France…)
• Contrôle les demandes de remboursements des salariés relatifs aux frais annexes de formation et alimente le tableau de suivi des demandes afin que le remboursement puisse être effectué
• Complète les tableaux de bord budgétaires et financiers et contrôle la cohérence des données, liés au suivi des engagements des dépenses, suivi des réceptions et paiement des factures

Diplôme/Expérience

• Diplôme : Baccalauréat minimum
• Expérience : Au moins 3 ans dans un service administratif

2.2 Connaissances techniques

• Outils bureautiques, suite Office (Excel, Word)
• Fonctionnement et saisie de logiciels métiers
• Bases de la comptabilité

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Job tags

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Salary