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Location

Villejuif, Val de Marne | France

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Job description

L'assistant(e) est rattaché(e) à la Direction des affaires juridiques et de la commande publique et travaille au sein du service de la commande publique, sous l'autorité de la responsable de la commande publique. Le service est composé de 2 instructeurs et une responsable.
Au sein du service commande publique l'assistant(e) aura en charge :
- Le suivi administratif des procédures de commande publique (marchés, concessions, AOT) en lien étroit avec les instructeurs et le responsable de service,
- La rédaction des annonces de publication (bon de commande, suivi de facturation, avis de marché, avis d'attribution, publication des données essentielles),
- La gestion des réponses aux questions posées par les entreprises,
- La mise en ligne du Dossier de consultation des opérateurs économiques sur la plateforme et le retrait/transmission des offres des candidats (PV d'ouverture des offres),
- L'organisation des instances de décisions (réservation de salle et de matériels, convocation, quorum, PV), présence pour gestion des tâches administratives (saisie du CR, saisie et signature PV, gestion du matériel durant les instances, etc.)
- La gestion des courriers (courriers de rejet, de notification, réponses diverses aux entreprises),
- La mise en signature de tous les documents en lien avec la commande publique,
- L'envoi au contrôle de légalité,
- La notification des marchés,

La mise en place d'indicateurs et le renseignement des tableaux de bord pour suivi d'activité
- (suivi de parapheurs, suivi de décisions, suivi des procédures, suivi de la programmation des achats)
- Le suivi des actes d'exécution (avenants, actes de sous-traitance, exemplaires uniques etc.)
- Gestion du secrétariat du service
- La gestion de l'archivage - Maîtrise de l'outil informatique (Pack Office).
- Maîtrise des Techniques de secrétariat.
- Connaissance des outils métiers (ACTES, CIRIL, MAXIMILIEN) à défaut une formation sera dispensée
- Connaissance du fonctionnement d'une collectivité territoriale.
- Connaissance de la réglementation de la commande publique
- Connaissance du régime des actes en collectivité territoriale
- Connaissance de l'exécution financière des actes en lien avec l'exécution des marchés publics

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Job tags

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Salary