Assistant de direction - CFA H/F

Location

Seine Saint Denis (93) | France

Job description

Vos missions en quelques mots

Le poste est rattaché au service CFA Cnam. Le CFA du Cnam a pour mission de développer la formation par alternance en contrat d’apprentissage ou de professionnalisation.

Sous la responsabilité du directeur du CFA, l’agent assiste le directeur du CFA afin d’optimiser la gestion de l’activité. Il organise et coordonne les informations internes et externes liées au fonctionnement de la structure. Il travaille également étroitement avec les différents chefs de pôle impliqués aux côtés du Directeur.

Activités principales

Organiser la vie professionnelle du Directeur

• Organiser l’agenda, les déplacements et les rendez-vous en fonction des priorités
• Transmettre les informations indispensables

Organiser et planifier les réunions

• Rédiger les ordres du jour
• Convoquer les participants et réserver la salle
• Transmettre les documents nécessaires aux participants avant la réunion
• Prendre les notes pendant les réunions et rédiger les comptes rendus

Rédiger des courriers, des rapports et des notes professionnels

• Mettre en forme tout type de documents professionnels et organiser leur classement ainsi que leur archivage

Gérer les flux de documents entrants et sortants

• Suivi des documents en signature
• Distribution des documents signés aux interlocuteurs concernés

Alimenter le fichier de contacts CRM

Assister la Responsable administrative et financière dans sa mission de correspondante RH

• Gestion des demandes de publications de postes, de recrutements et de renouvellement des agents
• Accueil et suivi des nouveaux arrivants et stagiaires
• Suivi des dossiers et agents
• Suivi du plan de formation du personnel

Divers

• Travail en lien avec tous les pôles du CFA : direction, gestion, développement, pédagogie, communication, accompagnement
• Participation aux activités générales du CFA

Activités secondaires

• Planifier et organiser des opérations de communication, des manifestations évènementielles
• Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons

Profil recherché

• Niveau d'études minimum souhaité : Bac
• Domaine / Spécialisation : formation / apprentissage / CFA /assistanat de direction
• Niveau d'expérience minimum requise : 4 ans

Connaissances

• Organisation et fonctionnement de l’établissement
• Techniques de gestion administrative
• Techniques de communication écrite et orale
• Règles et procédures du domaine d’activité

Savoir-faire

• Planifier les activités et échéances
• Rédiger des documents professionnels (rapports, synthèses…)
• Renseigner et actualiser une base de données
• Exploiter les systèmes d’information du domaine d’activité
• Utiliser les outils bureautiques et collaboratifs

Savoir-être

• Organisation et rigueur
• Gestion des priorités
• Sens du relationnel
• Sens de la confidentialité et discrétion
• Autonomie
• Réactivité

Outils

• Maitrise des outils informatiques et réseau (Pack Office)

Niveau d'études minimum requis

• Niveau Niveau 4 Baccalauréat

Job tags

Salary

25k €/an