Université Bordeaux 3
Location
Gironde (33) | France
Job description
Vos missions seront les suivantes :
- Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité
- Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
- Classer et archiver des documents
- Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure
- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...)
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...), les reproduire et les diffuser
- Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
- Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité
- Gestion administrative des masters mention Information et médiation scientifique et technique (2 parcours), mention
Lettres et Humanités (1 parcours et un double diplôme en M2) et mention Sciences des religions (2 parcours), soit 11VET
- Gestion des admissions aux formations sur deux plateformes distinctes (Trouvermonmaster en M1, Apoflux en M2)
- Contrôler et saisir des inscriptions pédagogiques
- Suivre la scolarité des étudiants, saisir des notes, contrôler des emplois du temps
- Gestion des examens, participation aux jurys de délibération, paramétrage des documents nécessaires à la tenue des jurys
- Paramétrage des formations sur Apogée (structure des enseignements, modalités de collecte, maquettes des relevés de notes
et procès-verbaux, règles de calcul, création des groupes et collections, création des épreuves ...)
- Participation au conseil de perfectionnement
- Participation aux appels d'examens
Connaissances et compétences requises :
- Retranscrire des informations orales à l'écrit
- Techniques d'accueil téléphonique et physique
- Techniques d'élaboration de documents
- Techniques de communication
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Connaissances de l’enseignement supérieur et de la recherche
- Savoir rendre compte
- Travailler en équipe
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
- Utiliser les outils bureautiques
- Respect des calendriers de l'université et des examens
- Capacité à hiérarchiser et prioriser ses activités
- Polyvalence
- Réactivité
- Sens de l'organisation
- Sens relationnel
- Sens du service public
Job tags
Salary
22k €/an
