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Assistant ou une Assistante de Direction H/F


FPT


Location

Poitiers, Vienne | France


Job description

Grande comme un pays, la région Nouvelle-Aquitaine s'exprime par sa diversité et sa richesse : la pluralité de ses paysages, de ses cultures locales, des activités qu'on y développe, jusqu'aux accents qu'on y adopte.

Elle est la plus vaste région de France et la 4ème plus peuplée de l'hexagone avec 5, 9 millions d'habitants. Douze départements composent cette Région. Attractifs et complémentaires, ces territoires possèdent tous les atouts nécessaires pour inspirer confiance et ambition. Agriculture, économie, industrie, tourisme, culture

Parmi ses nombreuses ressources, la région rayonne déjà grâce à ses complémentarités industrielles (aéronautique, laser, métiers du cuir et du luxe, éco-industries, agroalimentaire, santé), mais également ses 1000 km de littoral (dont les lacs et les étangs), ses stations balnéaires historiques (Biarritz, Arcachon, Royan), son patrimoine culturel démultiplié, ses nombreux sites classés au patrimoine mondial de l'UNESCO ou encore ses sites naturels remarquables.

Mais l'unité de notre territoire réside dans des valeurs communes d'authenticité, d'humanisme, de solidarité ou de partage. Et un caractère résolument optimiste, créatif et innovant, dénominateur commun de toutes les forces vives qui le composent.

Plus que jamais, la Région Nouvelle-Aquitaine porte des responsabilités importantes dans le quotidien des citoyens. Elle les déploie à travers 4 objectifs majeurs : développer l'emploi, former la jeunesse, aménager le territoire, préserver notre environnement et notre qualité de vie.

Notre stratégie se traduit notamment par le prisme de cette attente collective de bien vivre ensemble, exprimée par les acteurs qui vivent et font vivre le territoire, car elle constitue le socle de l'identité de notre région, au-delà de nos diversités, et le fondement de notre projet d'avenir commun.

Soucieuse de préserver son territoire d'exception et forte de ses nouvelles ambitions en matière de transition énergétique et écologique, la Région Nouvelle-Aquitaine a décliné une feuille de route Néo Terra précisant 11 actions concrètes en matière d'environnement.

Actuellement, ce sont 8018 agents (2346 agents du siège et 5672 agents des lycées) qui contribuent au développement d'un service public de qualité et de proximité.

La Région Nouvelle-Aquitaine est particulièrement soucieuse de la qualité de vie de ses agents et de leurs conditions de travail. Elle s'attache au respect des valeurs de lutte contre la discrimination, de l'égalité femme-homme et contribue activement à la formation professionnelle de chaque agent.

La Région Nouvelle-Aquitaine est signataire de la Charte européenne pour l'Egalité des Femmes et des Hommes et s'engage pour la diversité et l'égalité professionnelles, dans le respect des textes légaux et réglementaires qui régissent le statut de la fonction publique.

Au quotidien, la Région Nouvelle-Aquitaine recherche des nouvelles compétences et recrute chaque année de nombreux agents aux parcours et expériences professionnelles variés venant de structures publiques ou privées. En 2019, ont été comptabilisés près de :
- 83 types de métiers
- 419 mobilités internes (132 au siège et 287 dans les lycées)
- 454 recrutements sur emplois permanents (201 au siège et 253 dans les lycées)

Découvrez les offres d'emploi et venez nous rejoindre !

Nous recherchons un assistant ou une assistante de direction auprès de la sous-direction Opérationnelle Nouvelle-Aquitaine Nord de la Direction Construction et Immobilier du Pôle Éducation et Citoyenneté - Site de Poitiers.
Activités principales
- Assurer l'accueil physique, téléphonique et électronique des interlocuteurs-trices du-de la Sous-Directeur-trice, renseigner et relayer si nécessaire leur demande vers l'interlocuteur-trice ou le service compétent
- Alerter le-la Sous-Directeur-trice adjoint-e sur les situations d'urgence ou d'importance
- Gérer l'agenda et organiser les déplacements du-de la Sous-Directeur-trice tout en veillant à l'optimisation du temps de ce-cette dernier-ère
- Assurer la gestion du courrier entrant et sortant, avec les outils appropriés
- Assurer la circulation de l'information (dont parapheurs), la transmission des consignes pour l'ensemble de la sous-direction
- Participer à l'organisation des réunions, séminaires ou tous autres événements et assurer la logistique associée (salles, transport, repas, invitations, etc.)
- Participer aux réunions et rédiger les comptes-rendus
- Réaliser, mettre en forme et assurer la mise à jour de tout type de document à partir de consignes écrites ou orales
- Organiser et effectuer le classement et l'archivage des documents gérés par le Secrétariat

Activités secondaires et/ou ponctuelles
- Assurer la continuité des missions de secrétariat pour d'autres services/directions selon les plannings de suppléances définis
- Participer à d'autres missions du service en tant que de besoin

Moyens mis à disposition
- Matériels de bureautique
- Logiciels
- Accès au parc de véhicules de service de la Région Nouvelle-Aquitaine

Spécificités du poste
- Déplacements ponctuels hors du département de rattachement de la résidence administrative
- Encadrement : Non Savoirs
- Compétences, organisation et fonctionnement général des collectivités
- Circuits de validation au sein de la collectivité
- Maîtrise des techniques de base en communication écrite et orale
- Techniques d'organisation et de gestion du temps

Savoir-faire
- Maîtriser les outils bureautiques (Word, excell, Power Point) et des logiciels métiers (si possible ASUR, I-parapheur)
- Synthétiser et rédiger des documents, supports, comptes-rendus
- Comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants
- Gérer un ou plusieurs agendas, prendre et défaire des rendez-vous
- Coordonner son action avec celle d'autres assistantes
- Apprécier le degré d'importance et d'urgence de l'information
- Travailler en équipe

Savoir-être
- Discrétion professionnelle et confidentialité
- Capacité de communication écrite et orale, écoute
- Sens de l'organisation
- Initiative
- Rigueur
- Adaptabilité


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