Assistant(e) Formation - Référent(e) Formations Initiales et intermédiaires — H/F
Location
Loos, Nord | France
Job description
Assistant(e) Formation – Référent(e) Formations Initiales et intermédiaires — H/F
Le Pôle Administratif commun aux activités de formations initiales et intermédiaires, de formation continue
et de bilans de compétences gère toutes les informations relatives aux élèves, étudiants, professionnels et
bénéficiaires permettant ainsi la réalisation des formations et des prestations.
Au sein du pôle administratif de l’ISEFORM Santé, l’Assistant(e) Formation – Référent(e) Formations
Initiales et intermédiaires assure le fonctionnement régulier et continu du secrétariat
Missions générales :
- Traite, filtre et assure un bon accueil des appels téléphoniques entrants
- Traite le courrier
- Gère les commandes de fournitures de bureau du service
- Transmet les factures et règlements au service comptabilité, lien avec les financeurs
- Contribue au développement des activités du service
- Participe aux actions de communication : forums, portes ouvertes, salons, congrès…
- Archive l’ensemble des documents relatifs à l’activité du service
- Assure toute mission liée au poste, demandée par le(la) Responsable du service
Missions Formation Initiale et formation intermédiaire:
- Organise et coordonne la transmission et la rédaction des informations
- Saisi et met en forme les documents (compte- rendus, rapports, courriers…) en respectant la charte
graphique, en respectant la confidentialité (examens, notes, bulletins…)
- Prépare les évaluations des apprenants
- Assure et coordonne le classement et l’archivage en respectant les procédures
- Réceptionne, ventile le courrier
- Organise les rendez-vous
- Acueille, guide, informe les visiteurs, les intervenants, les apprenants
- Reçoit et filtre les communications téléphoniques
- Encadre et forme des collaborateurs, les stagiaires
- Contribue au développement des activités de l’Institut
- Anticipe et apprécie la charge de travail pour planifier, pour elle-même et pour les secrétaires
polyvalentes
- Collabore avec l’ensemble du personnel de l’ISEFORM Santé
- Collabore avec les parties prenantes
- Gère le dossier administratif et pédagogique des apprenants
- Assure les missions administratives des formations intermédiaires en collaboration avec l’assistante de
formation et de direction
- Participe à la démarche qualité, identifie les opportunités d’amélioration des circuits d’information,
assure le suivi des indicateurs
- Effectue toutes missions liées au poste demandées par la direction
- Aide à l’élaboration du BPF
Les missions décrites ci-dessus s’inscrivent dans une dynamique d’amélioration continue de la qualité des
prestations. Le professionnel est partie prenante de la démarche qualité gestion des risques mise en place,
dans ce cadre il est notamment amené à :
- Prendre connaissance et mettre en œuvre les procédures validées concernant ses activités
- Remonter les dysfonctionnements rencontrés dans la réalisation de ses activités.
Profil:
o Connaissances professionnelles :
- Connaissance du domaine de la santé
- Connaissance des activités institutionnelles
- Savoirs socio-professionnels (normes, procédures, etc…)
- Connaissances des textes règlementaires et législatifs relatifs à l’activité
- Maitrise des outils informatiques : logiciels métiers ; environnement windows
o Aptitudes pratiques :
- Capacités organisationnelles
- Capacité d’adaptation
- Savoir travailler en équipe
- Organisation, anticipation et coordination du travail
- Etre capable d’initiatives adaptées
- Maîtriser l’orthographe, la grammaire, la syntaxe
- Maîtriser l’expression orale
o Aptitudes relationnelles :
- Capacités de communication et d’écoute
- Capacités relationnelles
- Respect de la confidentialité
- Adopter une tenue et un comportement adaptés
Conditions d’accès au poste
Formation / expérience
- BTS Secrétariat de direction/BTS Assistant Manager
Cette fiche de poste reprend les principales missions, celles-ci ne sont donc pas exhaustives.
Elles sont amenées à évoluer sans que celles-ci ne soient considérées comme des modifications
substantielles.
L’intégralité des connaissances/compétences requises sont détaillées dans la grille d’évaluation
correspondante (grille mise à jour au fur et à mesure des modifications des tâches prises en charge par
le(s) salarié(s) concerné(s)).
Santélys
Santélys est une association reconnue d'utilité publique spécialisée dans la santé à domicile et la formation, intervenant dans la région des Hauts-de-France.
Les équipes pluridisciplinaires et l'interactivité entre toutes les activités de Santélys permettent la prise en charge globale, technique, paramédicale, diététique, psychologique, sociale et administrative des patients.
Loos
BTS Secrétariat de direction/BTS Assistant Manager
Débutant (moins de 2 ans), Expérimenté (2 à 5 ans)
CDI
Enseignant / formateur
Job tags
Salary
