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Location

Digne les Bains, Alpes de Haute Provence | France

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Job description

- Assurer l'accueil et le secrétariat du service,
- Assumer la mission de référent " qualité " du service et de correspondant " archives ",
- Assurer la gestion administrative et comptable des aides individuelles supplémentaires en lien avec la MDPH et Logiah 04,
- Assurer la gestion administrative de l'accueil familial,
- Assurer l'instruction des dossiers de demande de subventions et les paiements des participations financières (CLIC et aide à la vie partagée).
- Réception, filtre et analyse des appels téléphoniques et transmission des messages,
- Secrétariat de la cellule de recueil d'informations préoccupantes pour personnes vulnérables (CIPPAV),
- Suivi de la messagerie du chef de service et " bientraitance ",
- Rédaction et dactylographie,
- Gestion du courrier du service (enregistrement et suivi des réponses),
- Organisation des agendas et prise de rendez-vous,
- Suivi des plannings et saisie/vérification des absences des agents du service (congés, RTT, etc.),
- Gestion des déplacements du chef de service (réservations, état de frais, etc.),
- Préparation et suivi des dossiers (réunion, rendez-vous, etc.),
- Classement et archivage des documents,
- Gestion des fournitures du service,
- Création et mise à jour de divers tableaux de suivi,
- Mise en oeuvre, en tant que titulaire, des activités et des procédures de la démarche qualité dans le respect des engagements pris par la collectivité (gestion du tableau de suivi des messages téléphoniques et des demandes de rendez-vous, gestion des statistiques mensuelles, etc.),
- Gestion des rapports session Assemblée départementale / Commission permanente (centralisation et saisie des projets de rapports, délibérations etc.),
- Instruction des demandes d'aides individuelles supplémentaires,
- Gestion administrative de l'accueil familial,
- Instruction des dossiers de demande de subventions des organismes PA/PH,
- Paiement des participations financières (CLIC et aide à la vie partagée),
- Suivi des relations avec la direction des solidarités, l'agence régionale de santé (ARS) et l'ensemble des partenaires,

Contexte d'exercice

Disponibilité. - Maîtriser les outils bureautiques : Word, Excel, messagerie interne (Lotus Notes),
- Connaître les logiciels GED, Solis, Sedit et Progos,
- Faire preuve de capacités rédactionnelles et organisationnelles,
- Disposer de réelles qualités relationnelles : communication aisée avec tout type d'interlocuteur, gestion des tensions interpersonnelles et du stress,
- Être en capacité de rendre compte, d'informer, de proposer et de prendre des initiatives dans le respect des consignes,
- Faire preuve de rigueur et de discrétion,
- Connaître les procédures liées à la démarche qualité de la collectivité et en respecter les engagements.

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Job tags

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Salary