Département des Hauts-de-Seine
Location
Hauts de Seine (92) | France
Job description
Mission: Entreprise : Le service gestion et appui assure une fonction transversale « support » au sein du Pôle logement, patrimoine et partenariats, notamment dans les domaines budgétaires, des marchés publics, du contrôle des rapports soumis à l'Assemblée délibérante, des RH et des questions en matière d'hygiène et de sécurité. En rejoignant le Département, vous mettrez en œuvre vos compétences et votre talent au service d'une collectivité territoriale solidaire et innovante. À Paris-La Défense, l'hôtel du Département est le siège administratif du conseil départemental. Situé dans un quartier dynamique, il offre des espaces de travail modernes et modulables pour favoriser transversalité et convivialité. L'hôtel du département est accessible par différentes lignes de transports et offre des possibilités de parking. Adresse : 57 rue des longues raies, 92000 Nanterre Chef de file de l'action sociale, le Département agit pour l'intérêt général en accompagnant ses habitants à chaque âge de la vie et en protégeant les publics vulnérables. Il intervient dans le domaine des collèges, favorise l'accès à la culture et au sport pour tous. La collectivité place également la transition écologique au cœur de son action : nos collaborateurs agissent, au quotidien, pour la préservation de l'environnement et l'amélioration du cadre de vie des Alto-Séquanais. Le Département porte des projets majeurs : Musée du Grand siècle, développement du tramway et plan vélo, rénovation énergétique et végétalisation des collèges, modernisation des équipements sportifs dans la perspective des JO 2024. L'engagement que nous prenons auprès de tous nos collaborateurs ? Leur permettre de concilier épanouissement et projets professionnels : - Des sites entre ville, nature et patrimoine, toujours accessibles en transports en commun - Un rythme qui respecte l'équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle : temps de travail modulable (35h ou 39h), jusqu'à 49 jours de congés par an, télétravail jusqu'à 2 jours par semaine - Des formations et un accompagnement à la mobilité professionnelle pour vous soutenir dans la réalisation de vos projets - Une Université du management avec des parcours de formation personnalisés pour tous les managers - Des cycles de conférence ouverts à tous pour favoriser une réflexion transversale sur les pratiques professionnelles et les grandes questions de société - Des avantages pour les agents : titres-restaurant, prise en charge du pass Navigo à 75 %, subventions mutuelle et prévoyance - Des solutions pour les parents : crèche et centre de loisirs, séjours à petits prix - La participation aux grands événements sportifs ou culturels du territoire (Festival Chorus, Jazz à La Défense, matchs des clubs partenaires). Et si, vous aussi, vous conciliiez épanouissement et projets professionnels ? Description du poste : Assister le Directeur général adjoint, les directeurs et leurs adjoints dans leurs missions et contribuer au bon déroulement des activités de la direction en assurant l'instruction de demandes ou de dossiers courants dans les domaines relevant de l'unité administrative, ainsi que l'appui logistique et ressources associées pour le pôle [- Apporter une aide permanente au Directeur général adjoint, aux directeurs et leurs adjoints du pôle afin d'optimiser la gestion de leur activité (agenda, accueil physique et téléphonique, etc.) - Assurer le traitement, le contrôle et le suivi des courriers et parapheurs, et veiller à la production des fiches, notes, rapports et dossiers sollicités dans les délais impartis - Assurer le suivi des rapports présentés en Assemblée départementale ou en Commission permanente et préparer le dossier du DGA - Gérer les demandes logistiques, véhicules de service, accès au parking, abonnements, accès aux réseaux sur le serveur informatique du PLPP, etc. - Assurer la gestion documentaire pour le service et le suivi des archives pour le pôle. , - Rédacteur territorial titulaire, ou à défaut contractuel disposant d'un diplôme de niveau Bac minimum (recrutement sur la base de l'article L332-14 du Code général de la fonction publique). - Maîtrise des outils bureautiques - Connaissance des logiciels Airs Delib et Flower - Connaissance du fonctionnement des collectivités - Connaissance des procédures internes - Aptitude au travail en partenariat et en transversalité - Réactivité - Esprit d'initiative et rigueur méthodologique - Confidentialité , null, null, Le Service gestion et appui (SGA) assure une fonction transversale « ressources » au sein du Pôle logement, patrimoine et partenariats, notamment dans les domaines budgétaires, de la commande publique, du contrôle des rapports soumis à l'Assemblée délibérante, des RH et des questions concernant la logistique ainsi que l'hygiène et la sécurité. Depuis 2016, un pool d'assistantes rattaché au SGA prend en charge le secrétariat du Directeur Général adjoint ainsi que des directeurs du pôle, avec les principales missions suivantes : - tenir l'agenda et organiser les réunions (préparation des dossiers, logistique, etc.), - assurer l'accueil physique et téléphonique, - assurer le traitement et le suivi du courrier et des parapheurs, - faire le lien avec les interlocuteurs internes et externes, rechercher et relayer des informations, - veiller au respect des délais pour la production des fiches, notes, courriers et rapports sollicités, relancer les directions le cas échéant, - gérer la collecte d'information et la mise à jour de tableaux de bord de suivi d'activité. Ce pool est aujourd'hui constitué d'une assistante DGA et de deux assistantes de direction, ces dernières travaillant en binôme pour assurer les missions ci-avant décrites et gérer les fonctions d'assistance pour l'ensemble des directions (3) et services (2) du pôle. La continuité de service doit impérativement être assurée, notamment au moment des congés ou en cas d'absences imprévues. Il est par conséquent indispensable de pourvoir au remplacement du poste vacant. Il est à noter que les activités du PLPP amène les assistantes, pour le traitement de dossiers à très forts enjeux, à être en relation quotidienne avec des représentants de partenaires extérieurs variés : communes, bailleurs sociaux, promoteurs immobiliers, avocats, notaires, etc., nécessitant de grandes capacités d'adaptation et de réactivité, ainsi qu'une posture professionnelle adéquate (rigueur, discrétion, disponibilité). Le remplacement de ce poste est nécessaire au bon fonctionnement du SGA et de l'ensemble des directions du pôle, à leur organisation et à la mise en œuvre des missions précitées., null, null, #administratif #secretariat]
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