Gestionnaire Services Généraux - H/F

Location

Courbevoie, 92400 | France

Job description

Du Très Haut Débit pour toutes les entreprises, voilà notre mission !
Covage est un opérateur d'infrastructure de gros, spécialiste sur le marché de la fibre optique pour les entreprises. Filiale B2B du Groupe Altitude, plus de 200 opérateurs s'appuient sur ses réseaux neutres et ouverts, pour fournir des services de connectivité très haut débit et à valeur ajoutée aux entreprises et sites publics.
Au sein de la Direction RH, rattaché(e) au Responsable Services Généraux, le/la Gestionnaire Services Généraux - H/F a pour principale fonction :

• gestion de la flotte automobile (125 VL actuellement pour 90% en location avec objectif passer à 90% en propre début 2025)
• réception, livraison, lien avec les garages, assureurs, crit"air, amendes, dépanneur et plus globalement tous les corps de métier du secteur automobile ;
• relation avec les collaborateurs, affectations des VL
• renseigner les tableaux de bord, effectuer les reportings quotidiens au n+1 et synthèse régulière de l"état de la flotte
• suivi des process (services, société, groupe) fournisseurs et achat du groupe ;
• bonne communication avec l"équipe de SG et esprit d"équipe

Gestion de la flotte automobile

• S'assurer du bon fonctionnement, du respect des échéances (révisions, CT) et de la réglementation du parc auto
• Gérer les demandes de véhicules de prêt pour les déplacements des collaborateurs : Communiquer la procédure, enregistrer la demande, remettre et récupérer les documents et l"information de l"état du véhicule, veiller au respect des règles de prêt
• Suivre au quotidien l"état de la flotte auto
• Effectuer la mise en service d"un véhicule lors de sa livraison (cg, assurance, crit"air…)
• Reporter au N+1 toute information importante ou prioritaire
• S'assurer du suivi et actualisation du dossier individuel de chaque véhicule
• Gérer les badges de parking
• Participer à la mise en place de borne de recharge électrique
• Gérer les amendes
• Gérer les cartes carburants
• Calculer les avantages en nature
• Mettre à jour la car Policy
• Suivre les procédures d"achats avec les services concernés
• Gérer les devis, factures, bons d"intervention, bons de prise en charge
• Gérer les loueurs courtes durées (en cas d"indispo de véhicule)
• Suivre les livraisons et les transferts de véhicule
• Gérer les dépôts et la récupération des véhicules chez garagiste

Support des tâches administratives des SG

• Gérer les badges en entrée et en sortie dans l"outil CASTEL, donner les droits d"accès, suivre et relancer le traitement des demandes auprès du pc sécurité, pour Covage et AI
• S"assurer que tous les espaces communs sont en état de bonne utilisation (lingettes, gel, essuie mains dans les cafétérias) papiers, enveloppes, fournitures (dans les espaces repro)
• Contribuer à la création / mise à jour des procédures de l"équipe Services Généraux et des sources d"informations nécessaires (ex : Traitement des courriers, Ticket mise à jour des listes des sites du groupe, des collaborateurs, des agences et DSP, suivi du zoning, …) en alimentant l"espace partagé de l"équipe

Support de l"accueil

• Accueillir les visiteurs du Groupe Altitude sur le site de Trinity la Défense
• Gérer le standard, filtrer les appels entrants (Covage, AI)
• Traiter le courrier et les colis au départ et à l"arrivée du siège social

Diplômes / Qualification(s) nécessaires

• BAC +2
• Une expérience d'au moins 2/3 années sur un poste avec des fonctions similaires est requis avec expérience en gestion de flotte automobile

Connaissances Théoriques et Savoir-Faire

• Maitrise des outils bureautiques en particulier du Pack Office
• Être à l"aise avec des outils informatiques (ex : outil de ticketing et plateforme de commandes, ..)
• Sens de l"écoute et du service au client, orienté solutions
• Capacité à s"adapter à différents publics
• Savoir travailler en équipe, collaborer avec un nombre important de personnes (direction, métiers, niveaux de responsabilité différents, clients, prestataires, )
• Bonne communication écrite et oral / Bonne présentation
• Savoir gérer des dossiers en simultané

Savoir être

• Ecoute et discrétion au sein de l"accueil
• Anticiper et faire preuve de proactivité/ force de proposition
• Disponibilité et réactivité
• Faire preuve de rigueur et d"organisation

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Salary