Sinclair Ressources
Location
Paris 6e | France
Job description
Créé en 2004, Sinclair Ressources propose à ses candidats l'accès à des offres d'emplois en intérim, CDD ou CDI.
Le Consultant que vous rencontrerez dispose d'une double expertise : il est à la fois spécialisé sur les métiers pour lesquels il recrute et dédié à une zone géographique afin de vous offrir la meilleure proximité possible.
Actuellement, nous recherchons pour notre client, société de 20 collaborateurs située à Paris, accès Notre Dame Des Champs, un(e) Coordinateur pédagogique H/F, dans le cadre d'un CDI.
Rattaché(e) au Responsable Qualité et au sein d'une équipe de 5 personnes, vos missions sont :
La gestion administrative et matérielle des formations
- Assister la direction et les responsables de formation de l'organisme pour le bon déroulement des offres de formation, des inscriptions à la facturation finale
- Participer à des réponses d'appel d'offres (Formiris, AKTO, ...)
- Rédiger des comptes-rendus de réunion
- Assurer la tenue des tableaux de bord de l'activité de formation et de l'actualisation du site internet pour son secteur d'activité
- Créer des dossiers partagés sur la Suite Google
- Assurer l'enregistrement et la mise à jour des actions de formation dans la base de données (ERP YParéo)
- Garantir les moyens nécessaires au bon déroulement de la formation :
oEn présentiel : réservation d'une salle de formation après vérification de sa disponibilité, préparation/contrôle de la salle, du matériel technique et pédagogique, restauration, pauses...
oA distance : communication des codes d'accès aux différentes plateformes, assurer le backup de la formation et être le premier niveau d'assistance technique...
- Informer les interlocuteurs concernés, en cas de dysfonctionnements ou problèmes rencontrés, savoir les traiter, dans le respect de la démarche qualité de l'Institut et des normes Qualiopi.
- Ouvrir, suivre, mettre à jour et archiver les dossiers des actions de formation (dans le respect des obligations de la certification Qualiopi)
La gestion administrative des stagiaires
- Assurer la gestion administrative des formations en utilisant les outils dédiés à chaque activité : YParéo, Classroom, la Suite Google, Moodle, pack Office, ...
- Produire la documentation liée aux prestations de formation, en amont et en aval : envoi des convocations, des conventions de formation, des feuilles d'émargement et autres éléments de preuve d'assiduité des stagiaires, gestion des absences, attestations de fin de formation, certificats de réalisation, factures...
- Accueillir et accompagner les stagiaires : accueil, demande de renseignements, les orienter
- Inscrire les stagiaires dans la base de données (ERP YParéo)
- Suivre les évaluations des formations, avec relance systématique avant synthèse finale
La gestion administrative des formateurs
- Assister les formateurs vacataires et/ou prestataires de formation sous-traitants : dépôts sur les plateformes numériques des supports de formation et accompagnement des obligations qualité des formateurs
- Assurer le suivi des prestataires de formation sous-traitants : réception des devis, saisie de la planification des interventions, réception des factures ...
- Communiquer à la cadre administrative les informations nécessaires à l'édition des contrats de mission/de prestation
- Assurer le suivi de l'activité des formateurs vacataires : pointage et déclaration des heures mensuelles réalisées en vue de leur rémunération
Participation aux missions de veille et de développement
- Mettre en place des outils de collecte et d'exploitation des informations
- Effectuer une veille en lien avec le poste d'assistante de formation
- Participer à l'élaboration des outils de communication
- Participe à l'organisation d'évènements
Fonction de communication : Est capable de prendre en charge l'ensemble de ses interlocuteurs internes ou externes, et de leur apporter une réponse pertinente, dans son champ d'activité. Peut conduire des négociations simples concernant son champ d'activité.
Autonomie : sait prendre en compte les contraintes des autres acteurs de son établissement dans l'organisation de ses priorités. Sait établir des collaborations et des coopérations avec ces acteurs.
Responsabilité : Est, compte tenu de son expertise le garant du respect des règles de l'art de son travail au sein de l'établissement, sans assurer la liaison avec l'ensemble des acteurs externes.
Technicité : Dispose d'une expertise lui permettant de trouver une réponse appropriée à l'ensemble des situations professionnelles relevant de son domaine d'activité. Utilisation de système d'information et de communication (Gestion des logiciels Yparéo, plateforme Formiris plateforme AKTO...), Maîtrise des modalités d'accueil et gestion du standard, Maîtrise des modalités du matériel informatique des salles. Utilisation et maîtrise d'outils bureautiques (traitement de texte, excel, ...)
Est force de proposition pour une amélioration continue dans le cadre des exigences de la certification Qualiopi
Management : Peut être amenée à encadrer une ou des équipes de salariés de strate I à III. Peut également animer une équipe projet dans un cadre non hiérarchique
Job tags
Salary
38k € a 42k €/an
