Gestionnaire - Assistant Administratif et Comptable H/F
Location
Cayenne, Guyane | France
Job description
GESTIONNAIRE/ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) ET COMPTABLE
ADMINISTRATION ET FINANCES
- Organise et réalise son travail en référence aux procédures définies ; assure la circulation de l'information entre la Direction et les différents services.
- Rédige des notes de service internes à partir d'instructions orales ou manuscrites, les soumet au contrôle et à la signature du Directeur, les reproduit et les diffuse ; assure le planning des rendez-vous et des réunions de travail.
- Prépare, organise et participe aux différentes réunions institutionnelles : convocations, préparation des dossiers préalables, réservation des salles, réception des participants ; réalise, centralise et/ou assure la diffusion des procès-verbaux, rapports, comptes rendus, dossiers
- Effectue des opérations classiques du secrétariat : frappe, photocopie, classement et archivage des courriers et documents, ouverture et affectation du courrier, préparation des éléments de réponse, rédaction de correspondance ; veille à la prise en charge de qualité des visiteurs et au filtrage des appels téléphoniques.
- Alerte et participe - avec le service - sur des améliorations à apporter ; organise des déplacements (demande de devis auprès des prestataires et gestion des bons de transports) ; met à jour des bases de données (partenaires, commanditaires, membres de réunions), des fichiers.
- Tenue des registres, archivage, formalités administratives ; prévention et sécurité au travail. * Baccalauréat professionnel/Baccalauréat + 2.
* Connaissance de l'organisation interne et externe, des services, des acteurs institutionnels et des partenaires techniques ; techniques du secrétariat.
* Maîtrise des outils bureautique, connaissance des principaux logiciels, traitements de texte et tableurs, gestion des fichiers, etc. ; capacité relationnelle dans l'usage des outils de communication : téléphone, Internet
* Qualités rédactionnelle, relationnelles : sens de l'écoute, diplomatie, psychologie, patience.
* Travail en équipe ; anticipation, organisation, respect des délais, sens des priorités, discernement.
* Réactivité, initiative, capacité à argumenter des décisions, de discussion constructive.
* Organisé(e), autonome ; confidentialité, discrétion
Job tags
Salary
