Assistant d'Établissement H/F
Location
Saint Étienne du Rouvray, Seine Maritime | France
Job description
RIS a pour objectif d'accompagner au quotidien les entreprises et les talents à partager une aventure personnalisée en intérim ou CDI, partout en France.
Nous recherchons pour l'un de nos clients spécialisé dans le secteur le secteur de la sécurité incendie, un assistant d'établissement (H/F).
Vos principales missions :
- Gérer les commandes agence liées à l'établissement (fais généraux, outillage, éventuellement EPI en l'absence de gestionnaire de stock), procéder à l'imputation des factures fournisseurs, créer les nouveaux comptes fournisseurs dans l'ERP en suivant la procédure et effectuer les demandes d'acompte et de paiement pour l'envoi de certains matériels.
- Gérer et suive les contrôles réglementaires de l'établissement avec les prestataires afin d'assurer la conformité des locaux.
- Participer avec les managers à la tenue de l'établissement et veiller à son maintien pour optimiser en permanence les conditions e travail et le temps de travail en assurant l'organisation, la propreté et la sécurité de l'établissement.
- Saisir, dans le système dédié, tous les mouvements concernant le parc automobile de l'établissement, ainsi que les commandes de renouvellement.
- Réceptionner les éventuelles amendes destinées aux collaborateurs et transmettre au prestataire les informations demandées afin d'en assurer la bonne gestion.
- Contrôler et transmettre au prestataire externe les notes de frais des collaborateurs dans les délais.
- Organiser, et suivre les visites médicales des collaborateurs de l'établissement (convocations, visites périodiques, nouvel embauché, retour de longue absence) Effectuer la déclaration annuelle des effectifs auprès de la Médecine du Travail. Alerter le manager dans le cas de contre-indications médicales émises par la Médecine du Travail.
- A la demande des managers, du Responsable EHS, et/ou du collaborateurs, participer à la gestion de la déclaration d'accidents du travail (rédaction, envoi de lé déclaration)
- Assurer la tenue du registre du personnel conformément à la légalisation.
- Assurer la gestion administrative mensuelle des variables de paie (heures supplémentaires, astreintes, arrêts maladies, accidents du travail.), en lien avec le s managers et le Responsable des ressources humaines Région, et ce dans le respect du calendrier de paie.
- Assurer le suivi de l'affichage obligatoire dans le respect des indications nationales (RH, EHS, Ethique et conformité)
- Gérer la boite mail « agence » et le courrier de l'établissement et en assurer le dispacth auprès des services concernés. De ce fait, enregistrer les réclamations clients dans le tableau dédié, en assurer le suivi par des relances et reporter aux Directeurs d'Agence. Assurer la réception des colis de l'agence.
- Participer à la gestion de vie de l'établissement en aidant les managers dans l'organisation d'événements de convivialité et de diverse réunions (réservations de salle, commandes spécifiques, invitations), et apporter un support ponctuel admiratif à la demande des managers.
- Tenir à jour la liste des numéros de téléphone des collaborateurs de l'agence, et informer le service dédié national des modifications.
- Participer à la restitution du matériel en envoyant le matériel restitué auprès des services dédiées conformément aux processus de l'entreprise.
- Apporter un support en étant le relais des interlocuteurs des services EHS et amélioration continue.
- Assurer le relais d'information de l'entreprise auprès des collaborateurs de l'établissement Nous recherchons un profil :
- Professionnel, rigoureux et ponctuel
- Diplômé d'un Bac +2 gestion administrative ou expérience équivalente
- Ayant des connaissances de base du Pack Office et ERP dédié
- Ayant des connaissances générales des processus internes liés à sa fonction
- Ayant des connaissances de base en gestion des ressources humaines pour ce qui concerne les missions ci-dessus.
- Maitrisant les techniques de base de communication écrite et orale
- Ayant les connaissances de base de la RGPD
Salaire : 1800€ brut par mois
Durée : longue mission
Horaires : 8h30-12H30/14H-17h
Lieu : Saint-Etienne-du-Rouvray (76)
Avantages : Ticket restaurant de 9.80€/ jour travaillé (60% employeur)
Job tags
Salary
1 800 €
