Assistant Administratif et comptable H/F
Location
Luxembourg | France
Job description
MISSION PRINCIPALE :
Gestion administrative et comptable avec prise en charge des missions de moyens généraux visant à assurer le bon fonctionnement de notre site luxembourgeois ainsi que les relations avec nos locataires.
ATTRIBUTIONS :
- Assurer la tenue administrative et l'archivage physique et digital des documents juridiques des sociétés internationales (PV, décisions, résolutions)
- Sous la supervision de la direction administrative et financière, assurer la saisie de commandes / factures en lien avec les activités des entités internationales dans l'outil du groupe (Cegid XRP Flex)
- Sous la supervision de la direction administrative et financière, être un relais / point de contact pour les cabinets comptables et les commissaires aux comptes de nos entités internationales (Lux, MC et US)
- Organisation des conseils de gérance 4 fois par an :
o Préparation des supports de conseil de gérance en lien avec la direction administrative et financière et diffusion aux participants en respectant les délais
o Rédaction et archivage des comptes rendus des conseils de gérance.
o Interface avec l'assistante du Président basée en France
- En charge des moyens généraux permettant la bonne tenue du site, à la fois pour sa partie dédiée aux effectifs internes mais également pour les espaces loués à des locataires tiers :
o Point de contact local officiel de la société au Luxembourg, rôle de représentation vis-à-vis des locataires et des tiers
o Gestion des prestataires et interventions diverses (ménage, travaux, syndic)
o Gestion du réapprovisionnement
o Interface avec les équipes Moyens Généraux du siège
- Gérer les relations avec les locataires et assurer l'exploitation locative de 9 bureaux loués équipés au sein du siège de la société (visite, KYC, état des lieux, gestion de l'économat, suivi prestation d'entretien, relation syndic de copropriété).
- Préparation et exécution des virements/prélèvements des sociétés basées au Luxembourg et aux Etats-Unis.
RELATIONS PROFESSIONNELLES FRÉQUENTES:
- Fonctions exercées en pleine autonomie.
- Relations fréquentes avec les équipes France/Monaco/US et plus particulièrement en France les équipes de la Direction Administrative & Financière.
- Interlocuteur-trice sur place des locataires et différents prestataires.
FORMATION :
Diplôme BAC+2 ou Bac+3 obtenu en administration d'entreprise ou comptabilité.
EXPERIENCE PROFESSIONNELLE :
Profil justifiant dune expérience significative dans la gestion administrative et comptable, effectuée en cabinet comptable/audit, cabinet juridique ou notarial, ou en entreprise.
COMPETENCES :
- Très bon sens de l'organisation
- Rigueur et fiabilité
- Très grande autonomie
- Capacité de travail en équipe
- Force de proposition pour la mise en œuvre de process
- A l'aise avec les tableaux de bord sous Excel (TCD) et avec l'outil informatique en général
- Bon relationnel
TYPE DE CONTRAT : CDI, temps plein 40H00/semaine (temps partiel envisageable sur la base d'un 80%)
Salaire selon le profil
Job tags
Salary
31k € a 40k €/an
