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Location

Périgueux, Dordogne | France

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Job description

LE DEPARTEMENT DE LA DORDOGNE RECRUTE PAR VOIE DE MUTATION,

DETACHEMENT OU INSCRIPTION SUR LISTE D'APTITUDE UN(E) ASSISTANT(E) DE DIRECTION POUR LE PÔLE PMI - PROMOTION DE LA SANTE A LA DIRECTION GENERALE ADJOINTE DE LA SOLIDARITE ET DE LA PREVENTION.
L'assistant de direction du pôle PMI-PS gère et anticipe au quotidien tous les aspects administratifs et organisationnels pour le compte de la directrice et des chefs de service, dans le champ de délégation qui lui est imparti.

Il est la personne ressource, l'interface autour de laquelle gravite la plupart des correspondances et des dossiers. En collaboration et en coordination avec le CDS AGF et le pool de secrétaires du service, son rôle est stratégique pour l'organisation et le suivi des dossiers et projets du pôle. Il fait preuve d'une grande rigueur, d'organisation et est doué d'une capacité d'adaptation lui permettant de gérer rapidement des nouveaux dossiers.

Activités Principales :

Secrétariat

Accueil physique et téléphonique du public

* Accueillir et renseigner les usagers et les professionnels (du Pôle et partenaires externes),

* Réaliser l'interface entre les diverses sollicitations réceptionnées (accueillir, filtrer, renseigner et/ou orienter les interlocuteurs et assurer un reporting à la directrice et aux CDS sur les points importants et à caractère d'urgence,

Secrétariat général du Pôle

* Centraliser, diffuser des informations, des documents, des dossiers soumis à des circuits et à des échéances (rapports en commission permanente, notes, courriers signalés, bilan d'activités, statistiques),

* Assurer la gestion des visas et la transmission des parapheurs pour le Pôle PMI et le CAMSP / PCO,

* Réaliser la saisie et le suivi des dossiers dans AIRS délib,

* Préparer et assurer la mise à jour des documents et supports de communication du Pôle (organigramme, cartographies, listings, lieux de consultation, listes des professionnels),

* Participer aux réunions du Pôle, assurer la rédaction et la saisie des comptes-rendus,

* Gérer selon la procédure adaptée les demandes de communication de dossier médical,

Gestion de plannings, organisation de réunions et de déplacements

* Assurer la tenue du planning général du Pôle avec transmission hebdomadaire à la direction et la tenue des plannings individuels de la directrice et leur saisie dans outlook,

* Préparer et diffuser les ordres du jour des réunions,

* Réserver les salles de réunion, le matériel technique nécessaire et les réservations de véhicules de service selon les besoins,

* Saisie et diffusion des comptes rendus,

Suivi des projets du pôle

* Travailler en coordination avec la directrice et les 6 services du Pôle sur le pilotage des actions du pôle,

* Assurer le suivi des dossiers, être en appui administratif auprès des CDS (rédaction ; tenue des échéances, plannings),

Gestion des dossiers des ressources humaines

* Préparer les dossiers des agents nouveaux arrivants,

* Gérer les RDV et préparer les dossiers individuels des agents dans le cadre de la procédure d'évaluation,

* Transmettre les demandes relatives à la GRH (demandes d'emploi, formation, temps partiel, frais de déplacement),

* Mise à jour des tableaux de bord des formations, carrières du personnel du Pôle,

Veille juridique

* Consulter quotidiennement l'actualité juridique pour alerter la directrice et les chefs de service des évolutions législatives et règlementaires pertinentes qui auraient un impact sur l'activité du pôle,

Tâches comptables - Gestion des commandes

* Gérer et anticiper les commandes (fournitures de bureau, enveloppes, imprimés PMI),

* Gérer l'enveloppe budgétaire des fournitures de bureau (en suppléance),

* Etablir les bons de commande, suivre les livraisons et facturations (en suppléance),

Stages d'Internes en Médecine

* Assurer les liens avec les facultés de médecine et l'ARS,

* Réceptionner les demandes des Internes en médecine et les orienter vers les médecins de PMI,

* Assurer auprès des médecins de PMI la diffusion des documents relatifs aux stages d'Internes,

Activités spécifiques :

* Assurer les remplacements au secrétariat ou autres services du Pôle (en fonction des besoins), Compétences requises :

* Maîtrise des logiciels spécifiques : AIRS délib, ONE NOTE,

* Maîtrise des logiciels de bureautique : Word, Excel, Power Point et Outlook,

* Maîtrise du logiciel Outlook (agenda),

* Maîtrise de l'outil de réservation de salles,

* Notions des règles de base de la comptabilité publique en appui de la cellule comptable,

Qualités requises :

* Capacité de communication et d'écoute,

* Calme et diplomatie

* Discrétion professionnelle et respect du secret professionnel,

* Sens des responsabilités,

* Méthode et rigueur,

* Autonomie,

* Respect des délais et des procédures,

* Capacité à prendre des initiatives,

* Capacités rédactionnelles,

* Capacité de synthèse,

* Sens de l'organisation et rigueur,

* Etre force de proposition,

* Capacité à travailler en équipe, en transversalité et en coordination,

* Connaissance du fonctionnement, des activités, du personnel et des partenaires du Pôle,

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Job tags

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Salary