Université de Technologie de Compiègne
Location
Oise (60) | France
Job description
L’université de technologie de Compiègne recrute un(e) assistant(e) de direction spécialité gestion financière à la direction des affaires financières (DAF).
Lieu de travail
Compiègne
Type de recrutement et date prévisionnelle de recrutement
Poste ouvert aux personnels de catégorie B par voie statutaire (mutation, détachement) ou contractuelle (contrat à durée déterminée d’un an, prolongation possible pouvant aboutir à un CDI) – à pourvoir immédiatement
Salaire mensuel brut
Suivant statut ou par la voie contractuelle, selon expérience
Pour les fonctionnaires, RIFSEEP : catégorie B - Groupe 2
Volume horaire
37 heures et 30 minutes/semaine – 1 607 heures/an
Mission
Assurer l’assistance administrative du directeur des affaires financières et des activités complémentaires de gestion financière
Activités principales
I – Secrétariat / communication
- Assurer la gestion de l’agenda du directeur (rdv, réunions, déplacements, gestion des mails et des contraintes calendaires…)
- Assurer la gestion administrative de la DAF (courrier, parapheurs)
- Assurer l’organisation de réunions et le suivi de celles-ci (dossiers, supports de présentation, réservation de salles, convocations…)
- Participer aux réunions, réaliser la prise de notes et effectuer le compte rendu
- Assurer la tenue de dossiers pour les différentes réunions (instances, commissions, comités…) et assurer un suivi
- Apporter un soutien au fonctionnement du service
- Assurer un soutien logistique (locaux, matériels…)
- Veiller à l’approvisionnement des fournitures
- Assurer une continuité de service au sein de la DAF quand cela est nécessaire.
II – Gestion financière
Dépenses
- Contrôler, valider et traiter les bons de commandes et les ordres de missions
- Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion, vérifier leur validité et leur cohérence
- Produire les justificatifs de dépenses à destination des financeurs
Recettes
- Émettre les factures de vente
- Suivre les encaissements en relation avec l’agence comptable
III - Activités transversales
- Alimenter et mettre à jour des tableaux de bord et bases de données
- Réaliser un classement rigoureux de l’ensemble des documents selon les procédures mises en place
- Archiver les documents, version dématérialisée notamment.
Expérience
Expérience professionnelle dans le domaine du secrétariat de direction, de la gestion administrative et financière ou sur un poste analogue
Compétences
Connaissances
- Connaissance de l’organisation de la fonction publique appréciée
- Connaissances financières et comptables (notions)
- Systèmes d’information budgétaires et financiers
Compétences opérationnelles
- Appliquer les dispositions règlementaires
- Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité, SIFAC ou expérience SAP (progiciel de gestion intégrée) apprécié(e)
- Maîtriser parfaitement les outils bureautiques, tableur particulièrement
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Travailler en équipe
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Savoir rendre compte
Compétences comportementales
- Rigueur et fiabilité dans le travail et dans le suivi des dossiers
- Sens de l’organisation et capacité à identifier les priorités
- Capacité d’adaptation
- Réactivité
- Aptitudes relationnelles, maîtrise de soi, courtoisie et esprit d’équipe
- Sens de la confidentialité et respect du secret professionnel.
Diplôme, formation et habilitation
- Diplôme : Baccalauréat au minimum, bac + 2 souhaité ou diplôme équivalent
- Domaine de formation : gestion administrative et/ou gestion financière.
Environnement et contexte de travail
L’activité s’exerce à la direction des affaires financières (DAF).
Au sein d’une équipe de 12 personnes, la personne recrutée travaille en étroite collaboration avec de nombreux interlocuteurs de l’établissement : les autres membres de la DAF, les membres de l’agence comptable, les gestionnaires des différents services de l’UTC et les chercheurs notamment.
Job tags
Salary
