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Location

Brunoy, Essonne | France

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Job description

Sous l'autorité du Responsable du pôle support Finances et RH au sein de la Direction de l'Education créée en 2021 vous aurez pour missions :
* Assurer le traitement administratif, le suivi et la gestion des finances de la Direction :

Référent opérationnel du Volet " Finances ", l'agent chargé du suivi et la bonne exécution du budget est l'interface privilégiée avec la Direction des Finances.

Gestion des crédits de fonctionnement et d'investissement :
- Transmettre aux Directions scolaires, des EAJE et responsable périscolaires des crédits alloués.
- Recueillir les besoins (possibilité appel à projet).
- Rechercher les prestataires les plus intéressants.
- Saisir et suivre les bons de commandes.
- Suivre les réclamations et les litiges.
- Enregistrer et payer les factures.
- Suivre l'approvisionnement en matériels et mobiliers.
- Réaliser les ordres de missions pour les transports

Veiller à la bonne exécution du budget :
- Assurer le suivi des différentes lignes budgétaires.
- Informer, échanger (alerter si besoin) avec les différents responsables.
- Réaliser le compte de résultat du budget alloué à la Direction.
- Participer à l'élaboration du budget prévisionnel.

Organiser et coordonner la vie professionnelle des cadres :

En binôme avec le second assistant administratif, l'agent apporte une aide en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information et d'accueil.

Accueil physique et téléphonique au secrétariat :
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent.
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur.
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques.

Gestion de la correspondance de la Direction :
- Réceptionner, trier et organiser les courriers reçus (internes et externes).
- Suivre et tenir à jour le logiciel courrier dans l'ensemble de ses fonctionnalités.
- Rédiger des courriers à partir des informations données par les services.

Planification du suivi :
- Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous.
- Assurer l'organisation logistique des réunions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents).
- Préparer les ordres du jour, prendre des notes et rédiger les comptes rendus ou relevés de décisions. Compétences et profil :
- Diplôme de niveau 4 (BAC, BTS, DUT)
- Capacités rédactionnelles
- Maîtrise des outils informatiques
- Sens du travail en équipe, réactivité et capacité relationnelles
- Autonomie, rigueur, discrétion

Conditions de recrutement :

Poste à pourvoir très rapidement.

Rémunération statutaire + régime indemnitaire + 13ème mois sous condition d'assiduité

Adhérent au CNAS

38h30 hebdomadaires sur 4, 5 jours

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Job tags

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Salary