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Location

Neuville en Ferrain, Nord | France

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Job description

Vous souhaitez rejoindre un groupe familial, concepteur et fabricant, en plein développement et toujours soucieux de proposer une solution optimale pour répondre au besoin de ses clients?

PROVOST Distribution est le n°1 français de la fabrication et de la vente de rayonnages industriels depuis 1963 et est présent partout en France mais également à l'international avec ses filiales en Belgique, en Pologne et en Allemagne. Notre savoir-faire nous permet de proposer une offre d'agencement complète et adaptée à chaque environnement client, du stockage en entrepôt à l'aménagement de la surface de vente.
Nous recherchons un Assistant administratif H/F pour rejoindre le service montage.

L'assistant administratif montage est affecté au bureau montage et est basé au siège
social de PROVOST.

Il est sous la responsabilité du responsable du service montage et est en relation
directe avec le ou les Responsables Execution Montage d'une ou plusieurs zones.

Il réalise les tâches spécifiques relatives au traitement et au suivi administratif des
commandes avec montage, au suivi administratif des sous-traitants.

Il réceptionne
les demandes et les réclamations des clients ou des prestataires et les diffusent vers
le collaborateur concerné.

Pour la bonne gestion administrative des dossiers, l'assistant administratif montage
aura à communiquer avec les différents services internes ainsi qu'avec les
partenaires et interlocuteurs externes.

Il mettra en forme le dossier montage et renseignera le planning montage en
fonction des directives du REM de zone.

Relations de travail interne et externe
- Le service commercial : Dans le cadre de la l'élaboration et la création d'un
dossier de montage : collecter, vérifier et compléter les informations en
provenance du service commercial avant de transmettre au REM.
- Le Responsable Exécution Montage : Lui transmettre le dossier de montage
créer et vérifier et renseigner le planning
- Le client : relancer les clients restés sans réponse suite aux propositions des
dates de livraison et de montage et des demandes d'agrément de soustraitances lancées par le R.E.M.
- Les services approvisionnement et transports : A la demande du R.E.M. et
sous sa responsabilité pour les dates, valider les ordres de livraison internes
(OL) et externes (OLLDF) par mail pour engager les expéditions et livraisons
des commandes avec montage ou les SAV.
- Le sous-traitant monteur : Suivre administrativement le dossier des soustraitants de sa zone : mettre à jour les informations obligatoires et mettre à
jour le fichier avec l'administrateur du fichier
- Le service qualité : dans le cadre des contrôles administratifs des soustraitants.
- La comptabilité fournisseurs : savoir réceptionner les OA de montage à la
demande du REM

Gestion administrative d'un projet
- Réceptionner le dossier des commandes avec montage en provenance du
service commercial
- Analyser et Contrôler le contenu des informations suivant la procédure :
commande client, devis validé, plans, fiche infos chantier, photos
- Valider le besoin client et la solution proposée et les matériels commandés (Ex :
contrôler les quantités d'un MR et la confirmation interne de la commande)
- Savoir vérifier la durée théorique d'un montage et le budget enregistré en
utilisant les OAD montage.
- S'assurer du respect des exigences client en matière de délai et alerter REM si
anomalie.
- Créer le dossier
montage de chaque commande avec montage ou SAV et enregistrer les
informations collectées dans les sous fichier.
- Créer le dossier de montage administratif et à partir des informations collectées
sur les différents supports, renseigner le dossier montage soit : Editer un dossier de montage vierge, renseigner les coordonnées du client et du chantier et ses références, le nom du TC et du REM, renseigner la rubrique désignation des travaux à réaliser et les options issues
du devis validé client. Renseigner la date de départ usine de la commande, la durée théorique et les
budgets alloués (main d'oeuvre, locations et prestations spécifiques et
notifications spéciales liées à l'environnement) Renseigner les références internes de la commande et typologies du matériel
- Enregistrer le dossier
- Renseigner le nom du chantier, dépt, n° cde interne, Tc, date début et durée
, budgets
- Contrôler le planning secteur et relancer les clients qui n'ont pas validé les RDV
et la D.A.S.T envoyés au préalable par le REM et informer le REM si non réponse
pour décision.
- A la demande du REM : renseigner suivant les instructions du REM et d'envoyer
les ordres de livraison internes OL vers le service approvisionnement
- A la demande du REM : renseigner suivant les instructions du REM et envoyer
les ordres de livraison vers les fournisseurs matériels de négoce externes
sélectionnés
- A la demande du REM : renseigner suivant les instructions du REM et compléter
une proposition d'ordre d'achat montage dans l'ERP suivant les instructions du
REM : saisir date de RDV déchargement et de montage, le fournisseur choisi par le REM et les modalités et conditions de déchargement, d'intervention, de location
à prévoir, des typologies des matériel à installer et de traitement des déchets. Saisir également le budget achat alloué au sous-traitant
- Editer l'ordre d'achat montage et son PV DE RECEPTION associé.
- Envoyer le dossier de montage, les plans et le bon de commande vers le sous traitant sélectionné par le REM.
- A la demande du REM : réceptionner les OA de montage des chantiers
réceptionnés sans réserve et renseigner le planning. De formation supérieure Bac à Bac +2 dans l'assistanat, vous avez déjà une première expérience sur un poste similaire.
Vous êtes reconnu(e) pour votre sens relationnel et votre forte
capacité à travailler en autonomie.
Votre rigueur, votre capacité d'analyse et votre sens de l'organisation seront
des atouts indispensables pour ce poste.

Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint, Gmail, etc.)
Formation technique est un plus.

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Job tags

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Salary