ADJOINT ADMINISTRATIF - Secrétaire Milieu Ouvert H/F
Direction de l'administration pénitentiaire - DISP MARSEILLE
Location
Var (83) | France
Job description
Vos missions en quelques mots
Sous l’autorité du Secrétaire Administratif, chef du service secrétariat, vous assurez :
L'accueil du public :
• Vous assurez l'accueil téléphonique quotidien du service, selon les principes des référentiels qualité de l'Administration et du code de déontologie du service public pénitentiaire : Accueil, Information objectivée en fonction des champs de compétence du personnel administratif, Orientation vers le destinataire approprié, Prise de message par le biais de l'applicatif APPI.
• Vous accueillez, prenez en charge et informez les partenaires du service.
La gestion administrative courante :
• Vous traitez le courrier postal et le courrier électronique (enregistrement du courrier physique sur le registre, enregistrement des mails dans les fichiers du secrétariat, attribution aux CPIP, distribution, complétude des dossiers en cours)
• Vous orientez les FAX de la même façon, enregistrement et attributions,
• Vous enregistrez le courrier au départ du SPIP,
• Vous relevez la boîte aux lettres du service, vous assurez la navette courrier avec le TGI,
• Chaque jour, vous procédez à l'extraction dans APPI de la liste des PPSMJ convoquées, vous pointez les présents,
• Lorsqu'une PPSMJ est convoquée au SPIP par le Bureau de L'exécution des Peines, vous montez le dossier administratif, saisissez la mesure en ACC dans APPI. Vous sollicitez l'affectation des dossiers auprès du DPIP. Vous demandez également au SAP la communication des pièces judiciaires nécessaires pour entamer le suivi :
o feuilles d'audience,
o notes d'audience,
o réquisitoire,
o B1,
o expertises éventuelles.
• Vous préparez les CAP : recherche du rôle actualisé dans GENESIS, enregistrement sur le commun, impression, recherche des CPIP concernés dans APPI, transmission des scans aux CPIP concernés, vérification de la présence du rapport dans le dossier administratif (si absence de ce rapport, vous alertez le DPIP/CPIP)
• Vous transmettez les dossiers des mesures dessaisies aux SPIP concernés,
• Vous archivez les mesures terminées que les CPIP vous ont remises,
La prise en charge administrative des enquêtes :
• Vous enregistrez les enquêtes émanant du SAP,
• Conformément au « mémento du secrétariat du SPIP », vous prenez en charge sur APPI les demandes d'enquêtes pour le compte du service,
• Vous constituez les dossiers physiques et en assurez le suivi administratif,
• Dès l'enquête terminée, vous transmettez le rapport au JAP,
• Vous procédez à l'archivage de l 'enquête.
La prise en charge administrative des aménagements de peine (PSE, SL) :
• En vous référant aux modes opératoires du « mémento du secrétariat du SPIP », vous prenez en charge sur APPI, pour le compte du service, les mesures d'aménagement de peine,
• Vous faxer l'aménagement de peine au pôle PSE de Marseille, copie MA de Draguignan si nécessaire,
Profil recherché
Connaissances :
Connaissances des outils bureautiques
Discrétion
Polyvalence
Connaissances des outils bureautiques
Connaître les techniques de classement
Classement
Savoir-faire :
Sens de l’organisation
Rigueur
Polyvalence
Capacité à analyser, synthétiser et rédiger
Savoir-être :
Discrétion
Sens du service public
Sens des relations humaines
Job tags
Salary
