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Location

Gard (30) | France

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Job description

Poste

Recrute pour le mois de mai 2024, par voie statutaire ou contractuelle, un(e) secrétaire du Maire sur un poste à temps complet du lundi au vendredi (1 607h/an) sur les grades de la filière administrative des cadres d’emplois de la catégorie B (rédacteur) ou de la catégorie C (adjoint administratif)

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Placé(e) sous l'autorité directe du Maire, (le) la secrétaire du Maire et des élus a pour missions principales la gestion du secrétariat de M. Le Maire en coordination avec l’assistante du directeur général des services.

Missions principales :

• Gestion et planification de l’agenda du Maire en coordination avec le cabinet du Maire, la direction générale des services et les partenaires institutionnels ;
• Gestion de l’accueil téléphonique du cabinet du Maire ;
• Accueil et gestion des rendez-vous du Maire et suivi des dossiers d’après rendez-vous ;
• Gestion des réunions du Maire (interne et extérieures) avec les partenaires institutionnels.
• Gestion de la boîte mail générique de contact de la collectivité ;
• Gestion des courriers du Maire, éventuellement des élus et du Cabinet ;
• Gestion et suivi des parapheurs papiers du Maire ;
• Gestion dématérialisée des flux de la collectivité (applicatif métier OpenDemande) : courriers, mails, appels téléphoniques.

Missions ponctuelles ou spécifiques :

• Gestion de l’applicatif métier Télérecours en lien avec la direction générale et le Cabinet ;
• Gestion de la prise de rendez-vous des adjoints et des conseillers municipaux délégués ;
• Gestion comptable du budget du cabinet du Maire (applicatif métier CIRIL) avec engagement comptable et édition des bons de commandes ;
• Gestion des déclarations syndicales auprès du procureur de la République ;
• Coordination des secrétariats avec l’assistante du directeur général des services ;
• Supervision des réunions du Maire et des élus avec le cabinet et le service protocole ;
• Suivi des demandes de reconnaissance d’état de catastrophe naturelle ;
• Suivi avec le Cabinet du Maire de la formation des élus et du plan de formation à présenter en conseil municipal ;
• Recherche ponctuelle de dossiers spécifiques auprès des services gestionnaires en coordination avec la direction générale.

Profil

Compétences requises :

Maîtrisant parfaitement la langue française et son orthographe, vous justifiez d’une expérience professionnelle du métier de secrétaire de direction d’au moins trois ans sur des structures de strate identique à minima.

Vous êtes doté d’un état d’esprit loyal envers votre employeur et témoignez d’une discrétion professionnelle, d’une modération dans vos propos dans le respect strict de la confidentialité des informations portées à votre connaissance.

Vous savez gérer les priorités dans des situations d’activité intense.

Etant méthodologique et rigoureux(se) vous maîtriser l’outil bureautique (Microsoft 365) et avez une bonne connaissance de l’environnement des collectivités territoriales et de la fonction publique.

Votre aisance à vous exprimer – tant par écrit qu’à l’oral – et votre sens de l’écoute vous permettent d’assoir votre autorité légitime en vous exprimant au nom de l’autorité territoriale.

Organisation du temps de travail :

Le poste de travail est un temps complet du lundi au vendredi sur la base d’une activité à raison de 36 heures hebdomadaires avec 6 jours de RTT. Vous serez amené à des horaires variables en fonction des nécessité de service.

Organisation du recrutement :

Vous êtes recruté pour remplacer l’actuelle assistante du Maire qui fait valoir ses droits à la retraite à la fin de l’été 2024. Vous serez donc amené à effectuer une période de « tuilage » pour prendre connaissance des missions du poste de travail.

Vous bénéficierez d'une rémunération statutaire + NBI + RIFSEEP + CNAS

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Job tags

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Salary