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Location
Aude (11) | France
Job description
Une entreprise dans le domaine du BTP est à la recherche d'un(e) assistant (e) administratif (ve) chantier. Assister dans la gestion et l'organisation administrative des activités du chantier (gestion du planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil,) Recevoir les appels des fournisseurs, clients et différentes relations de l'entreprise et apporter des premiers éléments de réponse Orienter les fournisseurs, clients et différentes relations de l'entreprise vers les interlocuteurs adéquats Rédiger en autonomie dans le respect de la charte graphique tous documents ou supports administratifs nécessaires et/ou demandés (compte rendu de réunion, mail, courrier, présentation, note de service, formulaire, ...) Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité selon les procédures internes de classement et d'archivage Saisir numériquement les documents administratifs, devis et propositions d'intervention Préparer les déclarations et autorisations (police d'assurances particulières, ...) nécessaires à la mise en oeuvre du chantier Transférer le dossier-marché aux responsables de l'exécution avant le début du chantier Mettre en forme le calendrier prévisionnel et le budget selon les directives de son manager Assurer l'organisation logistique des réunions et des visites de chantier en utilisant les outils collaboratifs (planning partagé, ...) mis en place dans l'entreprise Réceptionner les demandes et réclamations des clients et les diffuser aux collaborateurs concernés Rédiger la facturation définitive en tenant compte des écarts entre les modalités prévues dans les contrats et l'exécution du chantier Établir le dossier des ouvrages exécutés avant d'archiver le dossier client selon les procédures internes Réaliser le dossier d'exécution et le repérage des contraintes du chantier Rédaction du plan de sécurité et de protection de la santé Élaboration des fiches de contrôle du plan d'assurance-qualité Déterminer les besoins en main d'oeuvre, en matériaux et en matériels pour les ouvrages Responsable de l'organisation, le management et l'exécution de travaux
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