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Location

Saclay, 91400 | France

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Job description

Poste

Mission du service / positionnement hiérarchique

Le Département des Sciences de la Terre a pour mission de développer les activités de la discipline dans les différentes missions de l’UFR :

• La formation initiale et continue
• La recherche et la technologie
• La valorisation des résultats de recherche
• La diffusion de la culture et l’animation scientifique et technique
• La coopération internationale

Missions principales de l'agent.e

• Secrétaire du Département des Sciences de la Terre
  • Traiter tous les dossiers administratifs, juridiques et financiers du Département et vérifier leur régularité
  • Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (vacataires/étudiants/fournisseurs)
  • Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances
  • Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
  • Informer le personnel sur toutes les démarches administratives et être le référent des Sciences de la Terre pour les services de l’UFR
  • Assurer une liaison avec les services du campus pour les entretiens et travaux
  • Réaliser les comptes rendus du conseil de département et toutes réunions en lien avec les formations du département
• Gestionnaire des filières d’enseignement (L et M en Sciences de la Terre, CAF Union) et du Département
  • Gérer les crédits enseignement, les stages de terrain et les services communs UMR 8148 GEOPS – Département, relations avec les services financiers de l’UFR et les autres départements
  • Participer à la gestion administrative et financière des ressources humaines du département et des intervenants extérieurs, en lien avec le/la président(e) du département
  • Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
  • Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif, financier et/ou ressources humaines
  • Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques)
  • Gérer les véhicules administratifs du Département en lien avec le référent « stage de terrain »
• Secrétaire de la CCUPS 35-36ème section

Profil

Connaissance, savoir :

• Connaissance des modes de fonctionnement des administrations publiques
• Connaissance générale des règles et des techniques de la comptabilité publique
• Connaissances en gestion des ressources humaines
• Structure et contrôle de la légalité puis de la régularité des opérations
• Capacités rédactionnelles
• Culture internet
• Techniques de communication

Savoir-faire :

• Savoir inscrire son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir rendre compte
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Travailler en équipe et en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes.
• Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité
• Mettre en œuvre une démarche qualité
• Etre polyvalent

Savoir-être :

• Sens de l’organisation et de la planification
• Qualités relationnelles, de dialogue et d’animation, diplomatie
• Maîtrise de soi
• Autonomie
• Rigueur, fiabilité
• Discrétion et réserve sur ses activités

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Job tags

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Salary