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Location

Orsay, Essonne | France

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Job description

Date Limite Candidature : mercredi 21 février 2024

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Informations générales

Intitulé de l'offre : Assistant en gestion administrative (H/F)
Référence : UMR8617-VIRKAT-001
Nombre de Postes : 1
Lieu de travail : ORSAY
Date de publication : mercredi 31 janvier 2024
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 12 mois
Date d'embauche prévue : 1 mars 2024
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : 2127.51 € à 2567.14 € Brut
Niveau d'études souhaité : Niveau 5 - (Bac+2)
Expérience souhaitée : Indifférent
BAP : Gestion et Pilotage
Emploi type : Assistant-e en gestion administrative

Missions

L’assistant assurera les missions de gestion administrative et financière courantes liées aux activités des laboratoires de recherche, dans le respect des règles et des procédures applicables des différentes tutelles.

Activités

L’assistant travaillera sur les crédits de l’Université Paris-Saclay à l’IAS et sur les crédits CNRS à AIM. Ses principales fonctions sont :
- Assurer le suivi des contrats de recherche (Projets d’Investissements d’Avenir, Europe, ANR, …)
- Rédiger des actes juridiques concernant les dépenses (saisie des commandes de fonctionnement et d’investissement, établir les ordres de mission, effectuer les commandes de transports et d’hébergements)
- Établir, à partir du système d'information, les états et bilans financiers et les tableaux de bord nécessaires au suivi des contrats
- Classer et archiver les justificatifs des opérations financières et comptables
- Suivre l'évolution des règles, directives et procédures financières des tutelles
- Transmettre les informations pratiques sur les procédures administratives, financières/comptables
- Assurer une polyvalence sur les autres crédits du laboratoire pour les opérations comptables (commandes, factures et missions)
- Contrôler le suivi des procédures d'achats
- Contrôler la conformité des conventions
- Contribuer aux réponses des enquêtes, audits demandés par les tutelles et suivi des relances fournisseurs
- Participer à la rédaction de procédures et documents pour améliorer le fonctionnement financier/comptable et diffuser l’information aux agents
- Veiller au respect de la règlementation du financeur, produire et collecter les données juridiques, comptables et financières prévues par les contrats (pièces justificatives, factures, rapports scientifiques)

Spécificités pour AIM :
- Contribuer à l’élaboration du budget correspondant aux dépenses et aux crédits affectés au laboratoire
- Attribuer les crédits budgétaires (AIM) affectés aux contrats et conventions de recherche
- Contrôler et rectifier les anomalies sur les relevés d'opérations (hébergement et voyages) de la carte logée et de la carte achat
- Gérer et suivre les recrutements CNRS
- Transmettre les informations pratiques sur les procédures RH sur l’évolution de la législation
- Participer à la rédaction de procédures et documents pour améliorer le fonctionnement RH et diffuser l’information aux agents CNRS
- Classer et archiver les justificatifs des opérations RH

Compétences

Savoirs, connaissances :
- Des connaissances de l’organisation et le fonctionnement de la recherche publique sont un atout
- Connaître les techniques d'élaboration de documents
- Avoir des connaissances budgétaires générales et des finances publiques
- Connaître les techniques de communication
- Avoir une connaissance générale en ressources humaines
- Connaitre les systèmes d'information budgétaires et financiers
- Avoir des notions de base en termes de marchés publics
- Langue anglaise : B1 à B2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Savoir-faire :
- Gérer les priorités
- Appliquer des règles financières
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Connaitre les outils de gestion CNRS GESLAB et Université SIFAC est un plus, possibilité de formation en interne
- Savoir rendre compte
- Mettre en œuvre des procédures et des règles
- Travailler en équipe
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité

Savoirs-être :
- Aptitude au travail en équipe et sens relationnel
- Facilité de communication

Contexte de travail

L’assistant en gestion administrative occupera un poste mutualisé au sein de 2 laboratoires de recherche : l’IAS (Institut d’Astrophysique Spatiale) et AIM (Astrophysique Instrumentation Modélisation).

#J-18808-Ljbffr

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Job tags

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Salary