Université de Technologie de Compiègne
Location
Oise (60) | France
Job description
L’Université de technologie de Compiègne recrute un(e) assistant administratif à mi-temps à la direction à la formation et à la pédagogie, pour le suivi du Bachelor Ingénierie Digitale et Management « BIDM ».
Lieu de travail
Compiègne
Type de recrutement et date prévisionnelle de recrutement
Par voie contractuelle - catégorie B - contrat à durée déterminée d’une durée d’un an, renouvelable – à pourvoir courant avril 2024
Salaire mensuel brut
Selon expérience
Volume horaire
19 heures/semaine (référence : 1 607 heures/an pour un temps plein)
Mission
Assurer l’assistance de la co-directrice du Bachelor Ingénierie Digitale et Management «BIDM » et la gestion administrative de cette formation.
Activités principales
I – Secrétariat / communication
- Accueillir, informer, orienter les différents publics (candidats, étudiants, enseignants…) et répondre aux demandes de renseignements
- Préparer les rentrées d’étudiants, les différents jurys (jury de suivi, jury d’admission, jury de diplôme), conseils et événements (présentations, journées portes ouvertes…)
- Accompagner les étudiants notamment sur l’espace numérique de travail (ENT)
- Contribuer à la gestion administrative et prendre en charge le suivi quotidien de la formation BIDM
- Participer aux réunions et rédiger les comptes rendus
- Prendre en charge la gestion administrative et le suivi de dossiers (admissions, scolarité, intervenants extérieurs…)
- Apporter un soutien au fonctionnement en matière d’assistance administrative, pédagogique et logistique notamment
- Alimenter et mettre à jour des tableaux de bord (suivi des inscriptions, étudiants…) ; extraire des données le cas échéant ; suivre des indicateurs
- Extraire des données et les mettre en forme
- Contribuer au classement et à l’archivage de dossiers
II – Gestion financière
- Établir les demandes d’achat / bons de commande après avoir obtenu les devis, s’assurer du service fait, recueillir les pièces justificatives à transmettre au service compétent
- Établir les ordres de mission (OM), recueillir les justificatifs et renseigner les états de frais
- Prendre en charge le suivi des différents budgets et la justification financière
- Assurer l’interface avec les services/directions de l’UTC (DAF, agence comptable, DFP, etc.) et avec les partenaires externes dans le contexte des missions.
Compétences
Connaissances
- Connaissance générale des logiciels de gestion financière et budgétaire publique (SIFAC) ou expérience SAP (progiciel de gestion intégrée)
- Modes de fonctionnement des administrations publiques
- Techniques d’élaboration de documents
- Techniques de communication
- Bonne expression orale et rédactionnelle
Compétences opérationnelles
- Tenir compte des besoins et contraintes du service
- Savoir rendre compte et alerter en tant que de besoin
- Savoir rédiger des courriers simples, des comptes rendus de réunions
- Être synthétique
- Travailler en équipe
- Utiliser avec aisance les outils bureautiques (tableur et traitement de texte, notamment) et les outils financiers (SIFAC ou expérience SAP)
Compétences comportementales
- Aisance relationnelle
- Qualité d’écoute
- Bienveillance et diplomatie
- Rigueur / fiabilité
- Sens de l’organisation
- Autonomie
- Réactivité
- Capacité d’adaptation.
Diplôme, formation et habilitation
- Diplôme : Baccalauréat au minimum, bac + 2 souhaité ou diplôme équivalent
- Domaine de formation : gestion administrative.
Job tags
Salary
