Assistant de la Déléguée de la Directrice Générale des Services Polytech H/F
Location
Saclay, 91400 | France
Job description
Poste
Mission du service / positionnement hiérarchique :
Sous la responsabilité hiérarchique de la Déléguée de la Directrice Générale des Services de l’école, l’agent.e assure sa mission en tant qu’assistant.e de la DDGS, gestionnaire administratif et financier. Il/Elle assiste la DDGS de Polytech Paris-Saclay dans ses missions dans des domaines variés.
Missions principales de l’agent :
- Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
- Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
- Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la direction
- Préparer, organiser ou participer à des réunions. Réaliser un compte-rendu
- Participer à des projets transversaux portés par la direction
- Assurer le suivi des congés et des temps de travail de l’équipe administrative et technique
- Participer au recensement des opérations collectives de gestion RH et en faire le suivi
- Participer au suivi des contrats de travail pour l’école
- Centraliser la mise en place d’accords de collaborations et conventions avec nos partenaires en assurant le suivi et le lien avec les autres pôles
- Transmettre les informations pratiques sur les procédures financières et comptables, sur l’évolution de la législation et ses conséquences sur les modalités d’applications dans la composante
- Établir, à partir du système d’information financier – SIFAC, les états et bilans comptables et financiers et les tableaux de bord
- Gestion des dossiers de tutorat étudiants (constitution des dossiers de recrutement, suivi du paiement, etc.)
- Participer à l'organisation des élections aux instances représentatives de l'école
- Participer à l'organisation et à la logistique des événements (manifestations, rendez-vous)
- Gérer l'organisation, l'archivage et le classement documentaire
Missions secondaires :
- Réaliser des actes des gestion sur SIFAC
- Participer aux actions pour le recrutement de nos élèves sur le cycle préparatoire, le cycle ingénieur et l’apprentissage
- Participer à la préparation et l’organisation des différentes manifestations de l’école : Cérémonie de remise des diplômes, Journées portes ouvertes, préparation des documentations de l’école pour les salons, forum, JPO,…
Profil
Connaissance, savoir :
- Connaissance en droit du travail et droit administratif
- Connaissance des statuts, règlementations et procédures de gestion des personnels de la fonction publique
- Connaissance des finances publiques
- Connaissance générale de la gestion des ressources humaines
- Connaissance générale des textes législatifs et réglementaires
Savoir-faire :
- Rechercher de l’information, la vérifier et la classer
- Capacité à s’investir dans des projets
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Mettre en œuvre des procédures et des règles
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (dont SIFAC)
- Participer à la mise en œuvre d’une démarche qualité
Savoir-être :
- Avoir le sens des contacts, le sens de l’écoute et être diplomate
- Capacités à organiser son travail, hiérarchiser et gérer les priorités
- Savoir travailler en mode collaboratif avec d’autres services et entités et coordonner des procédures
- Sens de la confidentialité, de la disponibilité et de la discrétion
- Polyvalence et capacité d’adaptation
- Aptitude à travailler en équipe et avec différents interlocuteurs
- Grande disponibilité afin de faire face aux situations d’urgence
Job tags
Salary
