ILE DE FRANCE MOBILITES
Location
Paris 9e | France
Job description
* gestion de l'agenda du chef de département ST et des chefs des pôles matériels roulant et infrastructures & systèmes, montage des réunions en lien avec l'assistante de la direction ferroviaire, réservation de salles, mise à jour de l'agenda et gestion des conflits, accueil des participants extérieurs ;
* après répartition du courrier et des parapheurs ST par l'assistante FER, suivi des courriers départ (mise en forme, enregistrement, traçabilité et envoi) pour le département ST. * préparation des fonds de dossier pour les réunions / visites à venir sur demande du chef de département ST *participation et préparation des réunions hebdomadaires du département ST conformément à la note interne sur l'organisation des réunions * classement et archivage des dossiers « papier » en soutien à l'assistante FER/OF, * classement, mise à jour et archivage des dossiers « numériques » sur la GED FER/ST * gestion des réponses d'attente aux sollicitations extérieures *gestion des tickets oxygen : demandes d'interventions techniques pour la direction ferroviaire, *gestion de la commande des fournitures de la direction ferroviaire, *réception et préparation des réponses aux demandes de déclassements et de cession en lien avec les chargés de mission (enregistrement des demandes, mise à jour du tableau, envoi du courrier de réponse)*participation aux réunions du réseau Assistantes (1 fois/trimestre), * intérim de l'assistante FER/OF en cas d'absence notamment sur appui au pôle GBA (Gestion budgétaire et administratif) dans le traitement, la préparation et le suivi des conventions de financementConnaissances mobilisées :
· Maîtrise des outils bureautiques (Word, Outlook, PowerPoint, Excel, publipostage) · Connaissance des procédures administratives · Maîtrise des techniques de secrétariat · Connaissance des méthodes de classement et d'archivage Compétences requises : · Bonne expression orale et rédactionnelle · Esprit d'équipe et bon relationnel · Anticiper, organiser, gérer · Rendre compte, Alerter · Discrétion · Motivation Expérience : expérience confirmée sur des fonctions d'assistanat/de secrétariatJob tags
Salary
