Assistant de Direction H/F
Location
Marseille 1er | France
Job description
Au sein de la Mairie des 6e et 8e arrondissements, vous collaborerez directement avec le Directeur Général des Services en l'assistant dans la gestion, le suivi et l'organisation de ses missions.
Contexte
La Mairie des 6ème et 8ème arrondissements est un territoire d'une superficie de 21, 61 km² et compte près de 125 000 habitants. Ce territoire est riche de nombreux lieux emblématiques de Marseille : Notre Dame de la Garde, le stade Vélodrome, la Cité Radieuse, le Parc Borély, le Parc Chanot, le littoral Sud, le Cours Julien et Notre Dame du Mont et de nombreux noyaux villageois, véritables lieux de vie riches de leurs spécificités et diversités.
Fort de ses atouts, ce secteur accueille de nombreux événements tels que la Coupe du Monde de Rugby, les Jeux Olympiques ainsi que des festivals saisonniers. Il attire ainsi de nombreux publics, de l'ensemble de la ville ou des touristes venus d'ailleurs.
Tournée vers ses habitants dans un rôle de proximité quotidienne, la Mairie de Secteur a pour mission d'apporter un service public de qualité à ses usagers, de veiller à l'amélioration continue du cadre de vie, et de créer du lien en proposant une programmation d'animation et d'activités riche et ouverte à toutes et tous.
Tournée aussi vers l'avenir, la Mairie de Secteur porte également des chantiers structurants dont l'impact concerne l'ensemble de la Ville.
Elle est engagée dans un projet de modernisation visant à améliorer l'efficacité globale de son action au service des habitants, en adaptant son organisation et ses pratiques.
En collaboration directe avec le Directeur Général des Services (DGS), vos missions seront d'apporter un appui administratif et logistique à l'organisation des activités de la Direction Générale ainsi que de plusieurs instances de la Mairie de Secteur.
Votre rôle consistera à :
* Assurer le secrétariat du DGS de la Mairie de Secteur (gestion de l'agenda, accueil physique et téléphonique, organisation de réunions et réservation de salles, traitement du courrier et préparation des dossiers) ;
* Participer aux réunions et rédiger les comptes-rendus ;
* Élaborer et proposer des procédures en lien avec les champs d'activité de la Direction Générale des Services ;
* Contribuer à la préparation des séances du conseil d'arrondissements (préparation des ordres du jour, envoi des convocations, préparation et suivi des listes d'émargement) ;
* Gérer l'affichage et procéder à l'archivage réglementaires ;
* Participer à la gestion RH des agents de la Mairie de Secteur ;
* Veiller à la bonne diffusion des informations auprès des différents services.
Vos avantages
* Horaires avec variabilité selon durée de cycle hebdomadaire choisi par l'agent et donnant accès à des RTT.
* Prestations sociales (tickets restaurant, comité d'action sociale, participation aux frais de mutuelle et de transports) Nous avons hâte de vous connaître :
Sous l'autorité du Directeur Général des Services, vous êtes rigoureux(euse) et solide dans votre capacité à assurer le secrétariat de la Direction Générale des Services. Disponible et réactif(ve), vous avez de bonnes connaissances du fonctionnement des collectivités territoriales.
Vous maîtrisez les outils bureautiques et vous êtes doté(e) de capacités d'adaptation et de grandes qualités rédactionnelles. Vous avez le ses de la gestion et de la coordination ainsi qu'une bonne communication orale et écrite. Vous accordez une importance particulière à la qualité orthographique des courriers.
Votre rigueur est un atout pour préparer les séances du conseil d'arrondissements et pour en garantir le bon déroulement. Votre sens du relationnel vous permet d'assurer l'accueil téléphonique et physique des agents et des personnes ayant rendez-vous avec la Direction Générale des Services.
Vous apportez une aide permanente en termes d'organisation, de gestion de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers.
Vous savez travailler en autonomie et faites preuve d'anticipation et de réactivité afin de prioriser les activités en fonction des urgences. Vous faites preuve de discrétion et de confidentialité.
Rejoignez-nous !
Job tags
Salary
