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Location

Lens, Pas de Calais | France

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Job description

Sous l'autorité de la coordinatrice du pôle administratif de la Direction Générale des Services Techniques (DGST), l'assistant administratif a pour missions principales en lien avec les autres agents du pôle :
- D'apporter une réponse aux usagers et riverains via une permanence téléphonique,
- De prioriser, traiter et répondre à différentes sollicitations concernant la DGST (demandes cabinet, élus, direction générale, services, partenaires divers, etc.),
- L'appui administratif aux directions opérationnelles de la DGST (cadre de vie, patrimoine, interventions de proximité et moyens généraux) dans l'objectif de veiller à une homogénéité des pratiques.

Il assure donc un rôle important pour la polyvalence, la réactivité et l'homogénéité des pratiques recherchées.
Rôle de référent téléphonique pour la DGST
- Assure une ou plusieurs permanences téléphoniques hebdomadaires (par ½ journée) avec à minima 2 permanences 18h par semaine pour répondre aux sollicitations des agents de la vie citoyenne de l'Hôtel de Ville,
- Réception de la demande et évaluation de l'urgence de celle-ci,
- Apporte des premiers éléments de réponse si possible, ou prend la demande et l'oriente ensuite vers l'interlocuteur technique de la DGST le plus adapté si réponse plus complexe,
- Enregistrement des demandes au travers un tableau de suivi des appels téléphoniques.

Répondre à différentes sollicitations concernant la DGST
- Echange avec les services pour un retour rapide, précis et fiable aux demandes réceptionnées,
- Réception et suivi des demandes (via le logiciel dédié), alerte du coordinateur du pôle administratif et/ou de la direction concernée si nécessaire,
- Appui aux autres agents du pôle administratif lors de pics d'activité, ou d'absences ponctuelles et/ou programmées (polyvalence/ mutualisation) : élaboration et suivi d'actes réglementaires (arrêtés, décision, etc.), pointage des heures réalisées par les agents dans le cadre de manifestations diverses ou d'astreintes, saisie du rapport d'astreinte, rédaction de courriers, montage de dossiers et organisation de réunions, mise en signature de documents divers et réponse aux administrés via les logiciels en vigueur (XBUS, GRC),
- Appui ponctuel au coordinateur du pôle administratif sur certaines activités.

Appui administratif aux directions opérationnelles de la DGST
- Elaboration de documents en lien avec le management des équipes techniques : ordres de mission, planning des congés, suivi des heures supplémentaires, note de service, etc.
- Elaboration de documents en lien avec l'activité technique : rédaction et /ou mise en forme et impression de courriers divers, outils d'aide à la décision des élus (note de décision ou d'information), rapport annuel d'activité, organisation de réunions techniques et préparation de dossiers/ matériels, rédaction de comptes rendus divers, mise en signature de documents associés aux chantiers : arrêtés travaux, ordres de mission, procès-verbaux de réception, etc.
- Elaboration de documents en lien avec la commande publique : rédaction de décisions, participation à la rédaction et au suivi des consultations allégées (pièces administratives), etc.
- Classement et archivage de dossiers divers.

Autres missions :
- Participation aux réunions pilotées par le coordinateur du pôle administratif,
- Veille au respect et à la déclinaison des procédures en vigueur validées par la municipalité. PRE REQUIS
- Intérêt pour l'outil informatique (Word, Excel, PowerPoint et autres logiciels divers de suivi administratif),
- Intérêt pour le développement durable,
- Maîtrise de l'organisation, de l'optimisation du temps de travail et de la priorisation des tâches,
- Réactivité,
- Bonne connaissance des procédures de fonctionnement des services municipaux, et notamment des services techniques,
- Capacités à être polyvalent au sein de la DGST.

QUALITES REQUISES
- Qualités rédactionnelles, d'analyse et de synthèse,
- Capacités à rendre compte à la hiérarchie sur l'activité, ou à alerter,
- Capacités à travailler en équipe et en transversalité,
- Qualités relationnelles, sens de la communication et de l'écoute,
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité.

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Job tags

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Salary