Location
Paris 14e | France
Job description
À propos de nous
L'Observatoire de Paris-PSL est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel, disposant du statut particulier de Grand Etablissement.
Ses missions sont orientées principalement vers la recherche, la formation et la diffusion des savoirs dans les disciplines liées aux sciences de l'univers et à l'astronomie. Fort de son expertise, l'Observatoire de Paris-PSL collabore avec les acteurs principaux de l'astronomie à l'échelle internationale.
L'Observatoire de Paris est par ailleurs membre fondateur de l'université de recherche « Paris Sciences et Lettres » (PSL), qui représente une communauté forte de près de 4 900 personnes et 17 000 étudiants, et une université de rang mondial à la pointe de la recherche, de la création et de l'innovation.
L'Observatoire de Paris est implanté sur trois sites : Paris (14ème arrondissement), Meudon (92), Nançay (Cher). Son budget annuel consolidé est de 40 M€ environ. Il gère directement 380 ETP (hors personnels hébergés de type CNRS, etc.). Avec l'ensemble des personnels hébergés, l'Observatoire représente près de 800 personnes.
L'Observatoire de Paris est un établissement aux responsabilités et compétences élargies depuis le 1er Janvier 2019.
Mission
Sous la responsabilité hiérarchique de l'Administratrice, le/la secrétaire-gestionnaire sera
chargé/chargée d'assurer des opérations de gestion et de secrétariat, dans le respect des techniques,
des règles et des procédures.
Missions principales : Gestion financière :
- Procéder aux opérations d'engagement et de suivi jusqu'au paiement des missions des personnels permanents et temporaires
- Procéder aux opérations d'engagement et de suivi jusqu'au paiement des commandes d'achat de billetterie et de matériels/fournitures divers
- Vérifier la disponibilité des crédits et suivre les dépenses par type de budget
- Collecter et contrôler les pièces justificatives d'opérations financières et comptables
- Archiver et classer les commandes, les missions, les factures, les relevés d'opérations
- Participer à la gestion de l'inventaire des équipements et tenir à jour le fichier d'inventaire
- Renseigner les tableaux de bord selon les instructions
- Participer à la justification financière des contrats de recherche
- Participer à la réponse aux enquêtes et autres sollicitations des tutelles
Secrétariat :
- Accueillir, informer et orienter les visiteurs et personnels de l'unité dans leurs démarches
- Gérer le courrier et les appels téléphoniques
- Gérer les demandes de badge, les réservations de salles, du véhicule de service et la logistique
- Assurer la mise à jour de bases de données
- Assurer le classement et l'archivage des documents de l'unité
- Gérer des stocks de fournitures
- Participer à l'organisation des séminaires, conseils et manifestations de l'institut (aspect logistique et actes de gestion)
Profil
Connaissances :
- Connaissance des aspects juridiques, financiers et comptables des établissements publics
- Connaissances en anglais souhaitées
Compétences opérationnelles :
- Maitriser les principaux logiciels de bureautique (traitement de textes, tableurs)
- Connaissances des systèmes d'information et outils de gestion (GESLAB, SIFAC, etc.)
- Rédiger des documents (compte-rendu, notes…) et maîtriser l'orthographe
- Respecter la réglementation en vigueur
Compétences comportementales :
- Avoir de très bonnes qualités relationnelles
- Avoir le sens de l'organisation et du travail en équipe
- Savoir rendre compte à sa hiérarchie, suivre les instructions
Rémunération en fonction du profil
Job tags
Salary
24k €/an
