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Location

Nancy | France

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Job description

La Ville de Nancy recherche pour sa Direction des Sports un(e) Assistant(e) de Direction (H/F)
Secrétariat
- Organisation de la vie professionnelle du Directeur
- Organisation et planification des réunions
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Réceptionner, enregistrer et trier le courrier départ et arrivée
- Réaliser la saisie et mettre en forme tous types de courriers et documents (notes, rapports, comptes rendus)
- Classer et archiver les dossiers
- Suivre les différentes conventions en cours au niveau de la direction
- Suivre et adresser les éléments de facturation à la Direction des Affaires Financières
- Exploiter les données statistiques des fréquentations des stades, gymnases et manifestations suivis par la Direction des Sports

Correspondant Gestor pour la Direction
- Vérifier et enregistrer les données liées aux états de présence et d'absence
- Vérifier et enregistrer les heures supplémentaires
- En fonction des évolutions, proposer la mise à jour du règlement de service en lien avec la Direction des Ressources Humaines
- Vérifier et actualiser le solde des congés et des RTT
- Etre garant des données enregistrées
- Alerter et informer la Direction des Ressources Humaines de tous dysfonctionnements et faire remonter les informations utiles
- Comprendre, informer et expliquer la réglementation, procédures liées à la gestion du temps
- Etablir les ordres de missions

Horaires de travail : lundi au vendredi / horaires de bureau

Spécificités et/ou contraintes éventuelles liées au poste : participer à certaines réunions en début de soirée Compétences requises
- Utiliser l'outil bureautique et notamment Maarch, x paraph et rooming IT
- Maîtriser les techniques de secrétariat
- Maîtriser les règles de grammaire et d'orthographe
- Etre organisé et savoir gérer son temps

Profil
- BEP secrétariat
- Capacités rédactionnelles
- Discrétion/confidentialité
- Sens des priorités
- Rigueur
- Adaptabilité

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Job tags

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Salary