Assistant administratif H/F (2)
Location
Paris 14e | France
Job description
À propos de nous
L'Entraide Union anime un réseau diversifié de près de 60 établissements et services sociaux, sanitaires et médico-sociaux en Ile-de-France et Auvergne-Rhône-Alpes. Leur mission : accompagner des personnes en difficulté ou en situation de handicap ainsi que des enfants et adolescents placés par l'Aide Sociale à l'Enfance. Dans toutes ses structures, l'Entraide Union s'attache à faire vivre les valeurs d'inclusion, de laïcité ou encore d'accessibilité universelle, et d'une manière générale, promouvoir la citoyenneté de toutes et de tous.
L'EANM Jean-Moulin situé dans le 14ème arrondissement de Paris, accueille des personnes adultes en situation de surdité, présentant des troubles associés (déficience visuelle, intellectuelle, troubles ou inhibition de la communication, problèmes psychologiques ou psychiatriques), liés à une inadaptation sociale et/ou professionnelle tels qu'ils nécessitent une prise en charge spécifique.
Mission
Assister la direction dans les démarches et la mise en œuvre des moyens nécessaires pour réaliser les missions de la structure :
Secrétariat administratif :
• Enregistrement du courrier / Mise à jour et suivi des dossiers des usagers concernant les
notifications d'autorisation (MDPH, CD, CPAM).
Secrétariat RH :
- Mise à jour et suivi du DUERP / suivi et prise de rendez-vous avec la médecine du travail /
- Mise à jour et suivi du plan de développement des compétences / suivi des tickets restaurants.
Secrétariat logistique et intendance :
• Suivi et mise à jour des stocks de matériel/ organisation et coordinations d'événements (portes ouvertes, fêtes de fin d'année…).
Participer à l'élaboration et à la mise en œuvre du projet de la structure :
- Participation au travail institutionnel des établissements,
- Participation aux réunions internes auxquelles il est convié,
- Participation à des réunions externes auxquelles il est convié après accord de la direction.
L'ensemble de ces actes et interventions fait l'objet d'un suivi d'activité selon le dispositif et les procédures en vigueur au sein des établissements et services gérées par l'Entraide Union.
Assister la direction dans les démarches et la mise en œuvre des moyens nécessaires pour réaliser les missions de la structure :
Secrétariat administratif :
• Rédaction de courriers / rédaction de comptes rendus / rédaction de notes de service et procédures / mise à jour des documents / suivi de l'activité / renseignement des rapports et bilans annuels.
Secrétariat RH :
• Suivi des recrutements / élaboration des contrats de travail / déclarations aux organismes référents / gestion des arrêts maladie / gestion des variables de paie/ gestion des formations.
Secrétariat logistique et intendance :
• Réalisation des dossiers de contentieux / réalisation des devis / réalisation des achats / suivi des obligations réglementaires.
Assurer l'accueil du public (présence en lien avec les horaires d'ouverture de la structure) :
- Réalisation de l'accueil téléphonique,
- Réalisation de l'accueil physique,
- Réalisation des communications à destination des familles et des partenaires (emails ou courriers).
Profil
- Titulaire d'un Diplôme administratif (BAC +2),
- Expérience professionnelle,
- Maitrise des outils informatiques nécessaires dans la mise en œuvre de ses fonctions (IMAGO DU et Météor).
- Word, Excel et Power Point.
- Maitrise des outils informatiques et des systèmes de communication,
- Connaissance de l'environnement institutionnel (règlement, fonctionnement global d'un établissement médico-social, connaissance du public ayant une déficience auditive..).
- Distance objective,
- Esprit d'analyse et de synthèse,
- Esprit d'équipe, sens du travail en groupe, sens de l'analyse, de l'observation et de l'écoute,
- Respect du secret partagé et du devoir de discrétion,
- Aptitude à l'autonomie et capacité à rendre compte,
- Sens de l'organisation,
- Dynamisme, disponibilité, discrétion, rigueur et diplomatie,
- Capacités à transmettre régulièrement les informations utiles aux équipes,
- Force de proposition.
Job tags
Salary
