AMIENS METROPOLE
Location
Somme (80) | France
Job description
Le service Communication/Relations Publiques de la Direction de la Communication recherche
Secrétaire Assistant (H/F)
Sur le grade d’Adjoint Administratif Principal 2ème Classe (Réf. 4617)
MISSIONS
Sous la responsabilité de la Cheffe de service Communication et Relations Publiques, vous assistez son quotidien et assurez le suivi du fichier protocolaire. A ce titre, vos missions sont les suivantes :
Assistance de la Cheffe de service :
- Vous assurez l’accueil physique et téléphonique, filtrez les appels et transmettez les messages
- Vous organisez l'agenda et prenez des rendez-vous en fonction des priorités
- Vous rappelez les informations importantes
- Vous organisez et planifiez les réunions, rédigez les ordres du jour et respectez les délais de transmission de documents avant la réunion
Actualisation et exploitation des bases de données relatives au protocole :
- Vous gérez et mettez à jour quotidiennement le fichier protocolaire
- Vous recherchez les informations utiles à l’actualisation (contacts téléphoniques, lecture de presse,
- envoi de courriers, etc.)
- Vous réalisez des extractions afin d’établir des listes d’invités en fonction de la nature des événements
Activités ponctuelles :
- Vous assurez un renfort sur les différents postes du service (réception, évènements)
- Vous aidez à la réalisation des dossiers commémoratifs
- Vous assurez le classement et l’archivage des dossiers du service
CONDITIONS D’EXERCICE
Confidentialité / Respect des délais / Gestion des imprévus / Travail sur écran / Horaires irréguliers occasionnels
Vous êtes titulaire d’un CAP/BEP ou d’un Bac Professionnel Secrétariat. Vous avez une maîtrise de l’environnement bureautique d’un poste de travail. Une bonne expression écrite et orale est nécessaire pour la tenue de ce poste.
Une expérience dans le domaine du secrétariat sera appréciée.
La connaissance de base du protocole est un plus. Vous êtes doté d’un bon relationnel, savez faire preuve de courtoisie et de diplomatie. Réactif, organisé et rigoureux, vous êtes capable de vous adapter rapidement.
Le poste est adossé au niveau 9 du régime indemnitaire appliqué au sein de la collectivité
Recrutement par voie statutaire (titulaires, lauréats de concours) ou à défaut par voie contractuelle.
Job tags
Salary
