Location
Frontignan, Hérault | France
Job description
HERAULT LOGEMENT
Hérault Logement recrute pour sa Direction de la proximité un ou une Chargé(e) d'accueil F/H au sein de l'agence Ouest Hérault.
Le (la) Chargé(e) d'accueil est placé(e) sous l'autorité du Responsable d'Agence.
Les principales missions du Chargé d'Accueil : secrétariat de l'agence et d'assurer la réception, tant physique que téléphonique, des demandeurs de logement, des locataires et des partenaires d'Hérault Logement ; il assure auprès d'eux la diffusion des informations des différents services, des agences et du siège.
Ce poste contribue très largement à optimiser l'image d'Hérault Logement.
Le Chargé d'Accueil apporte essentiellement un soutien administratif au Responsable d'Agence ainsi qu'aux autres agents.
Réalise les courriers d'information et de réponse aux locataires (Accusés de Réception vie de cité et réclamations, courriers simples, publipostages)
Prend en charge le courrier arrivé ainsi que du courrier départ (parapheur, envoi en Gestion électronique de document.
A la demande du Responsable d'Agence, enregistre les affaires « réclamations », sollicite les gestionnaires de secteur et responsables, réalise les courriers de réponse d'après leurs indications, assure le suivi dans le respect des procédures, et la fin de traitement de la demande.
Enregistre les affaires « adaptations de logement », réalise les courriers de réponse, sollicite les gestionnaires de secteur et responsables, assure le suivi et la fin de traitement de la demande.
Enregistre les affaires « demandes de mutation », réalise les courriers d'accusé de réception et transfère aux chargés de clientèle.
Gère administrativement l'intégralité de la procédure d'enlèvement des véhicules épaves.
Soutien administrativement le Responsable d'Agence (courriers, réalisation et mise à jour de tableaux et indicateurs).
Gère le stock de fournitures de l'agence
Gère la programmation et la facturation des badges et télécommandes
Met à jour les documents de l'agence et les documents à afficher (fiches intervenants, tableau des secteurs, plannings espaces verts et nettoyage)
Réceptionne les avis d'échéance, les classe et organise leur distribution.
Réceptionne et indexe les diagnostics techniques (gaz, électricité, amiante)
Organise la visite Qualimo + 10 mois, réceptionne les coupons réponses listant les désordres et compare les résultats aux affaires saisies.
Assure l'accueil physique des locataires et des partenaires d'Hérault Logement.
Assure l'accueil des demandeurs : les renseigne et réceptionne les dossiers de demande en vérifiant leur contenu.
Assure la réception des appels téléphoniques internes, des différents partenaires d'Hérault Logement et des transferts du Service des Relations Clients.
Assure un premier niveau de réponse à ces interlocuteurs, les oriente et les renseigne notamment sur l'état d'avancement de sa demande d'intervention technique. Le niveau de formation souhaitable pour exercer l'emploi correspond au minimum au Bac et/ou d'expériences équivalentes.
Les compétences clés sont :
· un esprit d'analyse et de synthèse
· maîtriser les différents outils informatiques (Word, Excel et Power Point)
· Savoir rédiger un rapport et rendre compte à sa hiérarchie, maîtrise rédactionnelle.
· une connaissance de la réglementation qui structure le domaine de l'habitat social pour conseiller au mieux les locataires (droit du bail locatif)
· réglementation des attributions
· de bonnes qualités relationnelles et communicationnelles
· un sens avéré du service client
· connaître les différents métiers de l'agence, maitriser les procédures d'Hérault Logement.
· savoir engager et conclure une médiation entre locataires
· savoir créer les conditions d'une relation de coopération efficace avec ses collègues et ses responsables.
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Salary
