Secrétaire administratif, parquet général près la cour d'appel de Versailles

Location

Yvelines (78) | France

Job description

Vos missions en quelques mots

Vos activités principales

·         Gestion des dossiers de candidature à l'intégration dans la magistrature : enregistrement, transmissions au parquet du ressort pour instruction et relances, convocations des candidats, préparation du projet de rapport, transmission DSJ ;

·         Délégations et gestion des magistrats placés : enregistrement, suivi administratif, rédaction de la proposition de délégations, congés, CET, évaluations ;

·         Suivi des pourvois formés par le procureur général ;

·         Gestion des magistrats honoraires : enregistrement, suivi administratif, rédaction de la proposition et mission, formalisation des états mensuels des vacations ;

·         Notification des délibérations de la commission d'avancement concernant les intégrés en juin et décembre;

·         Tri et ventilation du courrier du service, à tour de rôle avec les autres fonctionnaires du secrétariat ;

·         Etablissement et diffusion des tableaux de permanence du week-end (à tour de rôle) ;

·         Diffusion de la permanence trimestrielle, à tour de rôle ;

·         Tri et ventilation du courrier traité par le procureur général et les membres du cabinet, à tour de rôle ;

Fonctions liées à la polyvalence : en cas d'absence des collègues ou vacance de poste

·         tenue du secrétariat particulier du procureur général ;

·         recherches cassiopée, suivi sur Esabora AS des affaire signalées, sur demande expresse du procureur général ;

·         Suivi des appels principaux du parquet ;

·         Préparation, organisation (format salle, mise en forme dossiers, convivialité..) et suivi des réunions ;

·         Organisation matérielle du concours de l'ENM (annuel et complémentaire), inclus les demande de B2 et d'enquête de moralité, sous le contrôle de Sabrina Miard ;

·         Planning hebdomadaire et mensuel du parquet général, mise à jour de l'agenda électronique;

·         Logistique : demandes de fournitures et d'intervention, répartition des codes, badges, clefs, gestion des arrivées et départs des magistrats, (bureau, informatique, accès aux applicatifs et boîtes structurelles, listes de diffusion) ; constitution du dossier d'accueil ( NAPR) ; préparation des élections ;

·         Réservation des salles (PILOT) et des véhicules, diffusion des réservations aux intéressés ;

(cette liste est susceptible de modification en cas de nécessité de service)

Profil recherché

Connaissances

• Organisation judiciaire
• Bureautique et outils collaboratifs
• Environnement administratif, institutionnel et politique
• Techniques de secrétariat de direction

Savoir-être

• Avoir le sens de l’organisation, être disponible
• Etre discret, polyvalent, rigoureux
• Avoir de bonnes qualités relationnelles
• Etre réactif

Savoir-faire

• Gérer un planning / un agenda
  Organiser une réunion
  Prioriser
  Diffuser une information
  Rédiger et mettre en forme un document
  Gestion de boîtes mails et archivage

Expériences professionnelles antérieures souhaitées

OUI

Offres de formation associées à votre prise de poste

Formation interne à l’arrivée par le 2ème agent du secrétariat – utilisation des modes opératoires – formation par tutorat possible

Éléments de candidature

Personne à contacter

Mme Eurydice CHABANT, directrice de greffe, 01 39 49 67 06

Job tags

Salary