Assistant administratif F/H
Location
Paris | France
Job description
Poste
Fonctions : Assistant-e administratif-ve
Catégorie : B
Corps : Technicien-ne
BAP : J - Gestion et Pilotage
Emploi type : - J4C42 - Technicien en gestion administrative
Mission :
Sous l’autorité du/de la chef-fe de service, l’assistant-e administratif-ve apporte son aide et son soutien à la gestion administrative du Service Evénementiel et Promotion des espaces. Il/elle participe à la gestion administrative, financière et des ressources humaines du service. Dans le cadre de ses missions, l’assistant-e administratif-ve collabore étroitement avec les trois cellules constitutives du SEP : la cellule Développement commercial, la cellule Exploitation et la cellule Gestion de projet événementiel.
Activités principales :
- Élaborer et suivre les divers plannings et agendas et suivre les échéances : planning hebdomadaire d’exploitation, planning des coordinations de régie, planning des techniciens, plannings mensuels, calendrier des événements institutionnels… ;
- Établir des listes de participants aux événements à transmettre à l’accueil des divers sites de SU ;
- Envoyer l’enquête de satisfaction aux organisateurs suite à leur événement ;
- Assurer une permanence téléphonique afin d’orienter les interlocuteurs et de répondre aux questions des utilisateurs internes et des clients externes ;
- Assurer, en coopération avec le reste de l’équipe du SEP, un accueil physique des organisateurs et assurer, en fonction du planning établi, l’ouverture et la fermeture des espaces ;
- Organiser, alimenter et mettre à jours les bases de données clients, prestataires, fournisseurs… ;
- Mettre à jour des données sur le logiciel métier (GPS) : tarifs, espaces disponibles, ressources, personnel… ;
- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information ;
- Identifier les besoins d’achats et passer les commandes correspondantes, en accord avec le/la chef/fe de service et les responsables de pôles : soumettre les besoins (matériel, mobilier, fournitures de bureau), demander les devis, réaliser les demandes d’achat, demander les bons de commande, assurer la réception des commandes, réaliser les services faits;
- En accord avec le/la chef-fe de service, organiser des réunions, des visites : réunions de service, réservation de salles, réseau métier, visites, réunions avec des prospects ;
- Participer aux réunions et aux visites et réaliser des compte rendus ;
- Rédiger, mettre en forme et mettre à jour des documents : présentation des espaces, rapport d’activité… ;
- Organiser des campagnes d’emailing ciblées : vœux de fin d’année, promotion des espaces, annonce des Journée portes ouvertes du SEP… ;
- En collaboration avec la chef-fe de service, participer au suivi budgétaire du SEP (achats, recettes) ;
- Réaliser des inventaires ; contribuer à l’archivage des documents (papier et électronique) ;
- Proposer des outils de gestion administrative, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure.
Encadrement : Non
Conditions particulières d’exercice :
Le poste peut entraîner des contraintes horaires en fonction des événements, avec une présence contre prime le soir (19h-22h30), le week-end (samedi et très rarement le dimanche) et les jours fériés. Il peut également entraîner des contraintes sur la prise de congés, liées au planning des événements.
Profil
Connaissances :
- Organisation et modes de fonctionnement des administrations publiques
- Connaissances de procédures et du fonctionnement de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche
- Environnement et réseaux professionnels
- Techniques d’élaboration de documents
- Techniques de communication
- Langue anglaise : minimum B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)
Compétences opérationnelles :
- Savoir travailler de manière transversale et coordonner les différentes tâches relatives à l’organisation du service
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte à sa hiérarchie
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Mettre en œuvre des procédures et des règles
- Travailler en équipe et en réseau
- Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité (connaissance de logiciels métiers type GPS ou Ungerboeck)
- Maîtrise obligatoire du pack office
- Connaissance de la Suite Adobe serait un plus
Compétences comportementales :
- Sens relationnel (diplomatie et accueil)
- Sens de l’organisation et méthodologie
- Rigueur / Fiabilité
- Aptitude à travailler en équipe et dans un environnement complexe
- Curiosité
- Réactivité et esprit d’initiative
- Polyvalence
Diplôme :
- Baccalauréat minimum, BAC +2 souhaité
- Domaine de formation : secrétariat, gestion administrative
Job tags
Salary
