---

---

Location

Canton de Mer | France

---

Job description

Sous l'autorité du responsable de service, vous serez chargé de :
- Assurer des missions de remplacement en priorité sur les postes de secrétariat en

UTS (accueil du public, secrétariat social des travailleurs sociaux).
- Assurer des missions fixées par le responsable d'UTS, en lien avec les adjoints de

territoire, en dehors d'un remplacement :
- Participer aux missions des équipes en poste, en cas de surcroît d'activité lié à

une priorité de service, à un événement ou à un contexte particulier,
- Prendre en charge des missions temporaires en fonction des besoins recensés

par le responsable UTS,
- Assurer le partage des informations lors des interventions effectuées et

participer aux réunions d'équipes.
- Assurer des remplacements sur les UTS voisines géographiquement en cas de

postes de secrétariat non occupés de manière exceptionnelle ou massive.
Activités principales :

Assurer l'accueil téléphonique au sein du service
- Réception des appels, écoute et primo-évaluation de la demande, orientation,

prise de rendez-vous en fonction des plannings, prise en compte et suivi des

messages), assurer l'articulation avec les agents (travailleurs sociaux,

administratifs et cadres de l'UTS), suivre les indicateurs relatifs à l'accueil

téléphonique via les outils existants.

Assurer l'accueil physique des personnes
- Réception du public, écoute et primo-évaluation de la demande, orientation des

personnes, prise de rendez-vous en fonction des agendas et des plannings,
- Diriger ou accompagner si besoin les personnes accueillies auprès du référent
- Veiller à la transmission d'information auprès du cadre hiérarchique en cas

d'incident,
- Assurer l'articulation avec les équipes sociales et la personne référente (suivi de

la demande),
- Suivre les indicateurs relatifs à l'accueil physique via les outils existants.

Activités de secrétariat
- Gérer les courriers courants (mails, lettres, notes et rapports), en assurer la

traçabilité par les moyens mis à la disposition au sein du service (enregistrement,

copie, classement, envoi) et la distribution,
- Assurer la mise en forme des écrits produits par les travailleurs sociaux et

psychologues (courriers, notes administratives, synthèses, compte-rendu de

réunion, rapports et enquêtes, évaluations),
- Gérer les plannings de rendez-vous des équipes dont le secrétaire de service

social est le référent, les plannings prévisionnels de congés de l'équipe, le

planning de réservation du véhicule de service.
- Créer, mettre à jour, classer et procéder à l'archivage annuel des dossiers sociaux

en articulation avec les travailleurs sociaux selon les procédures en vigueur à la

direction,
- Saisir et fiabiliser les indicateurs d'activités de l'UTS et statistiques mensuelles

sur les tableaux de bord dédiés, participer à l'élaboration d'outils informatiques.
- Assurer la transmission d'information auprès du siège sur les problématiques

rencontrées.

Activités annexes :
- Participer aux réunions d'équipe.

Sujétions particulières liées au poste (horaires spécifiques, déplacements,

astreintes) :
- Déplacements sur le territoire de l'UTS,
- Exceptionnellement déplacements sur les UTS voisines.

Habilitations et EPI obligatoires :

aucune Compétences requises :

Savoir (connaissances)
- Connaissance du fonctionnement et des procédures administratives de

l'institution départementale, des missions CSH et de la direction,
- Maîtrise des règles de l'orthographe et des règles de grammaire,
- Connaissance des métiers de secrétariat,
- Maîtrise des outils de bureautique (gmail, drive, writer, calc)

Savoir-faire (compétences techniques)
- Savoir organiser son temps de travail entre ses différentes missions,
- Capacités rédactionnelles,
- Capacités d'adaptation,
- Capacités de travail en équipe,
- Capacités d'adaptation aux outils informatiques.

Savoir-être (aptitudes personnelles)
- Sens de l'écoute,
- Disponibilité et patience,
- Diplomatie,
- Ouverture d'esprit,
- Rigueur,
- Discrétion.

---

Job tags

---

---

Salary