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Location

Montauban, Tarn et Garonne | France

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Job description

TARN ET GARONNE HABITAT
L'assistant(e) de direction effectue le traitement des dossiers et le suivi d'informations pour le compte du directeur général et du directeur général adjoint. L'assistant(e) de direction assiste la direction générale dans son ensemble afin d'optimiser la gestion de leurs activités. Il (elle) organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.
Assistant(e) de direction auprès du Directeur(rice) Général(e) et du Directeur(rice) Général(e) Adjoint(e) :
- Gérer le planning du Directeur Général et du Directeur Général Adjoint
- Assurer le secrétariat du Directeur Général et du Directeur Général Adjoint (courriers, appels téléphoniques, mails)
- Gérer le courrier « arrivée » (ouverture, enregistrement et distribution) de l'ensemble des services.
- Assurer la gestion de l'adresse mail @.**
- Gérer les Assemblées de TGH (Conseil d'administration, bureau) :
- - - - -Organisation, convocations, prise de notes, rédaction PV, correction des délibérations et transmission au contrôle de légalité
- Suivre une « Revue de presse »
- Programmer et organiser des réunions en interne
- Avoir une mission de coordination au niveau des directeurs
- Organiser, suivre et rédiger les PV : Comité de direction / Comité de direction élargi /
- Assurer la transmission des informations en interne et externe
- Gérer et traiter les données bancaires de la Direction Générale
- Assurer la gestion des fonds documentaires
- Mettre en place et actualiser des données de suivi d'activité (tableaux de bord, tableaux de résultats)

Divers :
- Procéder aux réservations liées aux déplacements du personnel
- S'occuper des moyens généraux (gestion stock et commande diverses fourniture, commande mobilier, documentation, véhicule)
- Gérer des comptes budgétaires : Fournitures de bureau, DG + DGA -Directeurs (hébergement, déplacement, frais restauration)
- Assurer la gestion du Conseil de Concertation Locative (envoi des convocations, prise de rendez-vous, compte rendu) Expérience
10 ans minimum sur un poste identique (une expérience au contact des élus est indispensable)
Savoir
- Maîtrise des tâches de secrétariat et de gestion administrative
- Connaissance de l'organisation générale et du fonctionnement de l'établissement
- Maîtrise des outils de bureautiques
- Bonnes capacités rédactionnelles
- Maîtrise de l'ERP (PREM)
- Bonne connaissance du secteur de l'habitat social
- Gérer une multitude d'interlocuteurs et interlocutrices
Savoir être
- Confidentialité et discrétion
- Capacité à être force de proposition
- Écoute et diplomatie
- Capacités de synthèse
- Sérénité et résistance au stress
- Diplomatie
- Organisation et rigueur
- Disponibilité
Formation
Bac +2 ou équivalent si possible. Un BTS « Support à l'action managériale » serait un plus

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Job tags

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Salary

23k € a 27k €/an