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Location

Montélimar, Drôme | France

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Job description

MISSIONS PRINCIPALES :
- Assurer le secrétariat du syndicat (courrier, permanence téléphonique, gestion des fournitures)
- Organiser l'ensemble des réunions et manifestations de la Direction et des Elus,
- Assurer une assistance administrative
- Gérer les demandes d'enlèvement en déchèterie
- Être le relai de la Direction auprès des agents, faciliter la circulation de l'information au sein de l'équipe
1. Assurer le secrétariat du syndicat

* Réceptionner, enregistrer et donner suite au courrier

* Rédiger des courriers, assurer le lien avec les services postaux

* Assurer l'accueil et la permanence téléphonique du syndicat

* Répondre aux demandes d'information des services interne et externe

* Gérer le stock de fourniture administratives, recenser les besoins et préparer les commandes

* Participer aux réunions de Direction et en rédiger les comptes-rendus

* Veiller aux suites données (suivi courrier, suivi des comptes-rendus) et alerter la hiérarchie

2. Organiser l'ensemble des réunions et manifestations de la Direction et des Elus

* Assurer la gestion des plannings de la Direction et des Elus

* Veiller à la disponibilité des véhicules, anticiper et alerter

* Préparer, organiser et gérer les réunions techniques, politiques et événements (location salles, billets de train, équipements des salles, réservation des véhicules),

* Préparer les convocation, supports en lien avec la Direction, rédiger les comptes-rendus

3. Assurer une assistance administrative

* Transmettre les actes en Préfecture, les enregistrer une fois tamponnés

* Prétraiter, préparer et rédiger les dossiers préalables pour la Direction,

* Organiser, alimenter et mettre à jour les bases de données administratives et registres (congés - heures supplémentaires - droits aux titres restaurant - registres courrier, délibérations, PV de Bureau, répertoires, données de population)

* Participer à la rédaction de tout dossier administratif en lien avec la Direction

* Assurer l'archivage des dossiers traités au niveau de la Direction

4. Gérer les demandes d'enlèvement en déchèterie

* Répondre aux appels des EPCI et commander l'enlèvement des bennes demandées en lien avec les prestataires de services et/ou les éco-organismes, selon la procédure en vigueur

MISSIONS PONCTUELLES

* Toute mission demandée ponctuellement par la Direction. Connaissances et savoir-faire

* Maîtrise de la bureautique,

* Très bonne capacités rédactionnelles et d'expression orale,

* Forte capacité à rendre compte,

* Maîtrise de l'utilisation d'outils collaboratifs et de communication (internet, messagerie, planning partagé)

* Connaissance en gestion administrative,

* Connaissance des techniques de prises de note, rédaction de compte rendu et procès-verbal

* Connaissance de la fonction publique territoriale,

* Maîtrise de l'organisation d'événements,

* Capacité à s'adapter aux changements et à faire face à des situations d'urgence administratives

Savoir-être et attitudes requises

* Aisance relationnelle

* Rigueur, sens de l'organisation et exemplarité,

* Disponibilité, réactivité et adaptabilité,

* Autonomie et efficacité,

* Travail en équipe,

* Ponctualité et disponibilité,

* Ecoute et diplomatie,

* Sens du service public.

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Job tags

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Salary