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Location

Orsay, Essonne | France

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Job description

Poste

Mission du service  :

Le service Formation Continue & VAE de la faculté des Sciences d’Orsay a pour mission de contribuer aux projets de formation de tout apprenant, tout au long de la vie : Reprendre ses études, obtenir un diplôme, actualiser ses connaissances ou ses compétences scientifiques ou linguistiques, mais aussi valoriser ses compétences, faire reconnaitre et Valider les Acquis Personnels, Professionnels ou de l’expérience. Il répond aux besoins de formation du personnel des entreprises, par le développement de prestations sur mesure.

Le service regroupe 5 pôles d’activités pédagogiques et administratives où travaillent 13 personnes : la reprise d’études pré-BAC (DAEU-B), la reprise d’études post bac et la Validation des acquis, les formations en optométrie, les autres diplômes d’université de la formation continue et les stages courts de formation.

Missions principales de l’agent et positionnement hiérarchique : Gestion budgétaire des actions de formation du service de Formation Continue/VAE

Placé.e sous l’autorité hiérarchique de la Cheffe de service de Formation Continue de la Faculté des Sciences d’Orsay et dans le cadre des orientations fixées par la Directrice , le ou la chargé.e de gestion financière et comptable assure la préparation, le traitement et le suivi des dossiers nécessaires à l’élaboration et à l’exécution du budget, dans le respect des règles relatives à la dépense publique.

Gestion des procédures budgétaires, en lien avec la direction du service :

• Participer à la préparation du budget prévisionnel et rectificatif du service
• Assurer le suivi de la recette, de la dépense et de l'exécution du budget du service
• Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion (recettes/ dépenses)
• Établir les recettes correspondant aux conventions de formation, conclues par l’établissement
• En lien avec les gestionnaires administratives, vérifier, suivre et exploiter, les tableaux de bord de suivi budgétaire des différents pôles d’activité
• Extraire des systèmes d’information, l’ensemble des éléments nécessaires aux enquêtes (nationale et régionale) sur les actions de formation et en faire la synthèse
• Alerter et conseiller sur la réglementation budgétaire et comptable des flux dépense/recette.

Gestion des actions de dépense :

• Suivre les crédits par type de dépenses
• Suivre les besoins logistiques des actions de formation et de l’activité du service
• Procéder aux opérations d’engagement et assurer leur enregistrement dans le tableau de synthèse
• Réaliser, suivre et archiver les propositions de commandes
• Superviser le défraiement des missions spécifiques du service FC/VAE : ordres de mission, pièces justificatives de remboursement.

Gestion des conventions :

• Assister la cheffe de service dans la supervision administrative de l’ensemble des dossiers des stagiaires de la formation continue : suivi des contrats de formation jusqu’aux opérations de facturation, suivi des conventions de partenariat
• Participer à l’instruction administrative et financière du renouvellement des conventions de partenariat avec les établissements extérieurs avec la direction du service.

Profil

Connaissance, savoir :

• Techniques comptable et financière
• Réglementation comptable et financière des établissements publics
• Organisation et fonctionnement de l’enseignement supérieur public
• Réglementation et programmes de financement de la formation continue
• Techniques de gestion administrative et budgétaire (connaissance générale)
• Systèmes d’information budgétaires et financiers
• Techniques d’élaboration de document et de mise à jour documentaire
• Outils bureautiques, notamment excel

Savoir-faire :

• Appliquer des règles et respecter des procédures propres au champ d’intervention
• Analyser et vérifier des données comptables et financières
• Savoir alerter en cas de dysfonctionnements liés aux traitements des opérations de gestion
• Accueillir et relayer les messages et les informations
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir rendre compte

Savoir-être :

• Sens de l’organisation, rigueur et méthode
• Autonome dans ses activités, en tenant compte des priorités et des échéances
• Savoir travailler en équipe
• Qualités relationnelles
• Sens du service et de la collaboration
• Sens de la confidentialité et de la discrétion professionnelle.

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Job tags

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Salary